Sposób ustalania różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczanie

Wyceny ilościowych stanów składników aktywów ustalonych drogą spisu z natury na podstawie sprawdzonych arkuszy spisowych przekazanych przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej dokonuje księgowy. Wyjątek stanowią tu arkusze spisu towarów i opakowań w punktach sprzedaży detalicznej, gdyż wycenia je zespół spisowy. Wycena spisu może następować na arkuszach spisowych (co ma miejsce najczęściej w odniesieniu do zapasów objętych ewidencją wartościową lub nieobjętych ewidencją księgową) lub na zestawieniach zbiorczych (co dotyczy najczęściej zapasów objętych bieżącą ewidencją ilościową lub ilościowo-wartościową). Księgowy porównuje stany wykazane w arkuszach spisowych lub zestawieniach zbiorczych wynikające ze spisu z natury ze stanami z ewidencji księgowej przeniesionymi do arkuszy spisowych lub zestawień zbiorczych. Sposób porównania wyników spisu z natury z danymi ewidencji księgowej zależy od przyjętej przez jednostkę metody ewidencji (por. pkt 87 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów). Różnice inwentaryzacyjne pogrupowane według rodzajów składników aktywów oraz osób za nie odpowiedzialnych księgowy przenosi z arkuszy spisowych bądź zestawień zbiorczych do zestawienia różnic ilościowych (niedobory, nadwyżki) i zestawienia różnic jakościowych. Sprawdzone i kompletne zestawienia przekazuje przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej w celu określenia przyczyn powstania różnic i zaproponowania kierownikowi jednostki sposobu ich rozliczenia.

Do tego czasu, różnice inwentaryzacyjne wynikające z porównania wyników spisu z natury z danymi ewidencji księgowej pozostają w księgach rachunkowych na koncie 24-1 "Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek".

Ustalenia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych dokonuje komisja inwentaryzacyjna. W tym celu komisja może m.in. przeprowadzać rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za zapasy, uzyskiwać od tych osób pisemne wyjaśnienia przyczyn różnicy, zbierać od innych pracowników dodatkowe informacje o przyczynach różnic, korzystać z danych zawartych w dowodach źródłowych oraz ewidencji księgowej. W razie trudności ustalenia przyczyn powstania różnic komisja inwentaryzacyjna może również zadecydować o ponownym przeprowadzeniu określonego fragmentu spisu bądź powtórzeniu go na danym polu w całości.

W oparciu o zebraną dokumentację komisja inwentaryzacyjna, odrębnie dla każdej pozycji różnic, ustala przyczynę jej powstania i proponuje odpowiedni sposób jej rozliczenia. Wynik rozpatrzenia każdej różnicy komisja inwentaryzacyjna ujmuje w protokole rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Protokół zawiera wnioski co do sposobu rozliczenia różnic wraz z ich uzasadnieniem. Następnie protokół przekazywany jest kierownikowi jednostki (por. pkt 97 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).

Na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych księgowy dokonuje rozliczenia różnic. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych powinno nastąpić pod datą spisu, nie później jednak niż na ostatni dzień roku obrotowego, którego dotyczył spis z natury (por. pkt 109 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).