Czy sprawozdanie finansowe oddziałów samobilansujących musi być sporządzone w formie elektronicznej?

Jesteśmy spółką z o.o. Posiadamy kilka oddziałów samobilansujących (bez osobowości prawnej), które sporządzają samodzielne sprawozdania finansowe. Sprawozdania finansowe oddziałów nie są nigdzie upubliczniane; stanowią one jedynie podstawę do sporządzenia łącznego sprawozdania finansowego spółki. Czy sprawozdania finansowe oddziałów także muszą być sporządzone wyłącznie w wersji elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym, czy też powyższe wymogi dotyczą tylko sprawozdania finansowego łącznego, które podlega upublicznieniu i złożeniu do KRS?

Jednostki stosujące przepisy ustawy o rachunkowości są zobowiązane do prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z regulacjami określonymi w tej ustawie. W myśl art. 45 ust. 1f ww. ustawy, sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym (od 1 stycznia 2020 r. zostanie wprowadzona możliwość podpisywania sprawozdań finansowych tzw. podpisem osobistym) Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (art. 45 ust. 1g). Zgodnie z art. 51 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostka, w skład której wchodzą jednostki organizacyjne sporządzające samodzielne sprawozdania finansowe, sporządza łączne sprawozdanie finansowe, będące sumą sprawozdania finansowego jednostki i wszystkich jej oddziałów (zakładów); sprawozdanie to sporządza się z odpowiednimi wyłączeniami.

Status wyodrębnionego organizacyjnie oddziału samobilansującego, czyli sporządzającego samodzielnie sprawozdanie finansowe, oraz zasady rozliczeń wewnętrznych pomiędzy spółką a jej oddziałem powinny wynikać z decyzji jednostki i być potwierdzone w statucie lub innym regulaminie organizacyjnym.

A zatem łączne sprawozdanie finansowe spółki z o.o. (bez względu na to, czy posiada oddziały samobilansujące, czy też nie) musi być sporządzone w postaci elektronicznej, tj. w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP MF oraz opatrzone odpowiednim elektronicznym podpisem. Biorąc pod uwagę fakt, że wszystkie sprawozdania finansowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości, muszą być sporządzone w formie elektronicznej, ten obowiązek dotyczy również sprawozdań finansowych jednostek organizacyjnych sporządzających samodzielne sprawozdania finansowe, które wchodzą w skład jednostki sporządzającej łączne sprawozdanie finansowe.

Dodatkowo wskazujemy, że kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym za sporządzanie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej (art. 4 ust. 5 ww. ustawy).