Zaliczka otrzymana w grudniu na dostawę zrealizowaną w styczniu

Zaliczki otrzymane na poczet przyszłych dostaw nie powodują powstania bilansowego przychodu w momencie ich otrzymania. W świetle art. 41 ust. 1 ustawy o rachunkowości, równowartość otrzymanych środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych, zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Co istotne, pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, nie zalicza się również do przychodów podatkowych (por. art. 12 ust. 4 pkt 1 updop oraz art. 14 ust. 3 pkt 1 updof).

Przy księgowaniu kwoty zaliczki otrzymanej na poczet przyszłych dostaw należy ponadto uwzględnić unormowania wynikające z ustawy o VAT. Dla celów VAT otrzymanie (przez podatnika VAT) zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów powoduje generalnie powstanie obowiązku podatkowego w odniesieniu do otrzymanej kwoty (por. art. 19a ust. 8 ustawy o VAT). Jednocześnie podatnik przyjmujący zaliczkę jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie należności przed wydaniem towaru (por. art. 106b ust. 1 pkt 4 ww. ustawy). Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (por. art. 106i ust. 2 ustawy o VAT). Fakturę zaliczkową można również wystawić 30 dni przed otrzymaniem zaliczki (por. art. 106i ust. 7 pkt 2 ww. ustawy). Nie wpłynie to jednak na datę powstania obowiązku podatkowego w VAT, który w tym przypadku wystąpi dopiero z chwilą otrzymania zaliczki.

Szczegółowy sposób prezentacji otrzymanych zaliczek na poczet przyszłych dostaw w bilansie - w zależności od tego, według którego załącznika do ustawy o rachunkowości jest on sporządzany - zaprezentowano w poniższej tabeli.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka "X" zawarła umowę z kontrahentem krajowym na sprzedaż towarów o łącznej wartości: 9.840 zł brutto.
    
2. Pod koniec grudnia 2019 r. na konto jednostki "X" wpłynęła zaliczka na poczet dostawy towarów w wysokości 25% zamówienia, tzn. w kwocie: 2.460 zł. Spółka wystawiła w związku z tym fakturę zaliczkową, która opiewała na kwotę brutto: 2.460 zł (w tym wartość netto: 2.000 zł i VAT należny: 460 zł).
    
3. Dostawę zrealizowano w styczniu 2020 r., wydając z magazynu towary o wartości według cen zakupu: 6.600 zł. W dniu dokonania dostawy spółka wystawiła fakturę końcową na kwotę brutto: 7.380 zł (w tym wartość netto: 6.000 zł i VAT należny: 1.380 zł).
    
4. Sprawozdanie finansowe spółka sporządza według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach grudnia 2019 r.

Uwaga: Jednostka wykaże kwotę: 2.000 zł w pasywach bilansu sporządzonego na koniec 2019 r. według załącznika nr 1, w pozycji B.III.3 lit. e) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek - zaliczki otrzymane na dostawy i usługi".

B. Zapisy w księgach stycznia 2020 r.