Wpłacona zaliczka na dostawę lub usługę

Co istotne, w przypadku zaliczek udzielonych dostawcom krajowym wymagają one udokumentowania wystawioną przez tego dostawcę fakturą. W świetle bowiem przepisów art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w tym m.in.: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Jednocześnie podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie całości lub części zapłaty (por. art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (por. art. 106i ust. 2 ustawy o VAT). Jednostka dokonująca wpłaty zaliczki może więc otrzymać fakturę zaliczkową w innym okresie rozliczeniowym niż miała miejsce jej zapłata. Fakturę potwierdzającą dokonanie wpłaty zaliczki na poczet usługi można wprowadzić do ksiąg rachunkowych następującym zapisem:

a) wartość brutto faktury (w wysokości wpłaconej zaliczki na rachunek dostawcy): Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu", Ma konto 21,

b) VAT naliczony: Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie", Ma konto 30.

Należy zatem zauważyć, że w przypadku otrzymania faktury zaliczkowej w tym samym okresie sprawozdawczym, w którym nastąpiła wpłata zaliczki, kwota zaliczki figuruje na koncie 30 "Rozliczenie zakupu" w wartości netto (jeśli jednostce przysługuje oczywiście prawo do odliczania VAT naliczonego z faktur zakupu). Natomiast, jeżeli takiej faktury nie otrzymano do dnia bilansowego, to kwota zaliczki figuruje na koncie 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Przykład

I. Założenia:

Jednostka "X" 20 grudnia 2019 r. podpisała z kontrahentem "Y" umowę o wykonanie usługi na potrzeby bieżącej działalności operacyjnej o wartości brutto: 24.600 zł, w tym VAT 23%: 4.600 zł. W tym samym dniu wpłaciła na konto bankowe dostawcy zaliczkę w wysokości: 12.300 zł, tj. 50% wartości usługi. Kontrahent "Y" 23 grudnia 2019 r. wystawił fakturę zaliczkową, która zawierała następujące dane: wartość netto: 10.000 zł, VAT należny: 2.300 zł, wartość brutto: 12.300 zł.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

IV. Fragment bilansu według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości:

Przykład

I. Założenia:

Na podstawie danych z poprzedniego przykładu, przy założeniu, że kontrahent "Y" wystawił fakturę zaliczkową 3 stycznia 2020 r. i została ona ujęta w księgach 2020 r.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

IV. Fragment bilansu według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości: