Poczęstunek w restauracji dla kontrahenta

W dniu 3 marca br. zaprosiłem kontrahenta do restauracji na obiad, na którym omawialiśmy szczegóły naszej współpracy. Czy koszt z faktury otrzymanej za ten obiad mogłem wpisać do księgi podatkowej?

Wydatki na poczęstunek dla kontrahentów podczas spotkań biznesowych mogą być ujmowane jako koszty w księdze podatkowej, jeśli celem tych spotkań jest np. omówienie warunków obecnej lub przyszłej współpracy, negocjacje cenowe, a nie kreowanie pozytywnego wizerunku podatnika.

Jak bowiem wynika z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Pod pojęciem reprezentacji należy tu rozumieć działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia korzystnego wizerunku podatnika, uwypuklenia swojego profesjonalizmu. Wydatki o takim celu nie mogą zostać ujęte w kosztach w księdze podatkowej.

Jeżeli jednak głównym celem biznesowego spotkania z kontrahentem nie jest stworzenie dobrego wizerunku firmy, to wydatki na posiłek zaserwowany podczas tego spotkania mogą być kosztem podatkowym, o ile ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie ma tu znaczenia miejsce podawania posiłków (siedziba firmy czy restauracja, kawiarnia) ani wystawność czy wytworność poczęstunku. Podobnie stwierdził m.in. Szef Krajowej Administracji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 13 września 2017 r., nr DPP13.8221.3A.2017.MNX. Dotyczy ona wprawdzie podatnika podatku dochodowego od osób prawnych, ale w ustawie o pdop przepisy w omawianym zakresie brzmią analogicznie jak w ustawie o pdof. Czytamy w niej: "(...) Za wydatki wyłączone z kosztów uzyskania przychodów (...) należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. (...) wydatki na zakup usług gastronomicznych podczas spotkań z kontrahentami poza siedzibą Spółki, o ile ich wyłącznym lub dominującym celem nie jest budowanie korzystnego wizerunku firmy, czy budowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań, stanowią koszty uzyskania przychodów (...)".

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. Stanowi tak art. 88 ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2020 r. poz. 106). Gdy VAT naliczony od usług gastronomicznych nie podlega odliczeniu, to koszt posiłku wynikający z faktury, niezwiązany z reprezentacją, powinien zostać wpisany do księgi podatkowej w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" w kwocie brutto, tj. łącznie z VAT naliczonym. Dla celów dowodowych warto szczegółowo opisać fakturę.