Czy istnieje obowiązek wpisywania kosztów do księgi?

Rozpocząłem prowadzenie księgi podatkowej. Wykazuję w niej wszystkie przychody. Czy muszę też wykazywać wszystkie koszty, np. listy płac? Ujmowanie ich w księdze powoduje lub zwiększa u mnie stratę z działalności gospodarczej.

Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określają m.in. warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych. Wynika to z § 1 rozporządzenia. Natomiast zgodnie z § 10 rozporządzenia, podatnik zakładający księgę podatkową ma obowiązek prowadzenia jej w sposób niewadliwy i rzetelny. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi (§ 10 ust. 2 rozporządzenia). Z kolei księga jest rzetelna, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty (§ 10 ust. 3 rozporządzenia), a także, gdy zachodzą sytuacje wskazane w § 10 ust. 4 rozporządzenia, czyli gdy:

• niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub
   
• brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub
   
• błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub
   
• podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 768 ze zm.), lub
   
• błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom określonym w § 11 ust. 3 rozporządzenia.

Przepisy te stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów podatkowych (§ 10 ust. 5 rozporządzenia).

Z rozporządzenia wynika zatem, że dopuszcza się wystąpienie pewnych nieprawidłowości w księdze, które nie mają wpływu na jej rzetelność. Nieprawidłowości te nie powinny być jednak wynikiem świadomego działania, tj. np. podjęcia decyzji o nieujmowaniu w księdze pewnych wydatków, mimo iż mogą one stanowić koszty uzyskania przychodów. Chodzi tu raczej o pomyłki i niezamierzone błędy podatnika, które nie zostały ujawnione i odpowiednio skorygowane do momentu kontroli podatkowej.

Przywołane przepisy wskazują, że nie można uznać za wiarygodną księgę, w której niewpisane lub błędnie wpisane kwoty kosztów uzyskania przychodów przekraczają łącznie 0,5% kosztów wykazanych w księdze za dany rok podatkowy lub kosztów wykazanych w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy. Ponadto niedopuszczalne są błędy polegające na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny (a więc wynagrodzeń pracowników księgowanych na podstawie list płac), nawet jeśli spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania.

Warto pamiętać, że organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania m.in. jeżeli brak jest podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub innych danych niezbędnych do określenia tej podstawy lub dane wynikające z księgi nie pozwalają na określenie tej podstawy (art. 23 § 1 Ordynacji podatkowej - Dz. U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.). Z kolei w myśl art. 60 i 61 Kodeksu karnego skarbowego (Dz. U. z 2020 r. poz. 19), kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi m.in. podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub prowadzi ją nierzetelnie, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Z kolei ten, kto wadliwie prowadzi księgę, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.