Wybór metody ewidencji kosztów działalności podstawowej

Jednostki zajmujące się działalnością produkcyjną powinny ujmować i rozliczać koszty działalności operacyjnej podstawowej i ogólnego zarządu (działalności pomocniczej o ile występuje) w dwojaki sposób:

1) tylko według funkcji, tzn. na kontach zespołu 5 - wówczas do każdego konta zespołu 5 prowadzi się ewidencję kosztów według rodzajów, ze szczegółowością wymaganą w informacji dodatkowej sporządzanej według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości,

2) zarówno według rodzajów, jak i według funkcji, tzn. na kontach zespołu 4 i równocześnie na kontach zespołu 5.

Zawężenie ewidencji kosztów działalności operacyjnej tylko do kont układu rodzajowego (kont zespołu 4), bez ich podziału funkcjonalnego, nie jest w takich podmiotach zalecane. W praktyce zdarza się jednak, że niektóre jednostki produkcyjne przyjmują taki wariant ewidencji kosztów. Stosować go mogą jednak tylko nieliczne z nich. Chodzi tu o podmioty, które:

• prowadzą działalność w niewielkich rozmiarach,
   
• posiadają prostą strukturę organizacyjną i nie zachodzi w nich potrzeba kontroli kosztów według miejsc ich powstawania,
   
• zajmują się przede wszystkim świadczeniem usług i nie mają potrzeby lub możliwości ustalania rzeczywistych kosztów wytworzenia usług,
   
• wytwarzają w krótkim cyklu produkcyjnym nieskomplikowane, jednorodne produkty, w związku z czym nie jest utrudniona kalkulacja jednostkowego kosztu wytworzenia (przy jednoczesnym niewystępowaniu produkcji niezakończonej).

Co istotne, przyjęcie sposobu ewidencji kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 nie może wywierać istotnie ujemnego wpływu na obraz sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki (por. art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Trzeba też pamiętać, że jeśli ewidencja kosztów prowadzona jest tylko w układzie rodzajowym, to jednostka zobowiązana jest do sporządzania rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym.

Przypomnijmy, iż przy ewidencji kosztów wyłącznie w zespole 4 wszystkie poniesione koszty proste - na podstawie dowodów źródłowych - ujmuje się na koncie 40 "Koszty według rodzajów", zapisem: Wn konto 40, Ma konta zespołu 0, 1, 2, 3, 8. Przykładowo wydanie materiałów do produkcji zostanie ujęte w księgach, zapisem: Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii", Ma konto 31-1 "Materiały".

Jeżeli poniesione i ujęte na kontach zespołu 4 koszty dotyczą przyszłych okresów, to przenosi się je na konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", zapisem: Wn konto 64-0, Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów". Następnie w okresie, którego dotyczą, księguje się je zapisem odwrotnym, tzn.: Wn konto 49, Ma konto 64-0.