Uproszczone zasady amortyzacji i ewidencji niskocennych środków trwałych

Czy w związku z wynikającą z przepisów podatkowych możliwością dokonywania jednorazowych odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, których wartość początkowa nie przekracza kwoty 10.000 zł, jednostka może również bilansowo podnieść wartość graniczną do tej kwoty?

Ustawa o rachunkowości nie określa dolnej granicy wartości początkowej dla uznania składnika majątku za środek trwały. Każda jednostka powinna tę kwotę określić we własnym zakresie, a podjętą w tej sprawie decyzję zapisać w polityce rachunkowości. W świetle prawa bilansowego środki trwałe o niskiej jednostkowej wartości początkowej, to takie, które z punku widzenia jednostki przedstawiają nieistotną wartość. Kwalifikując poszczególne składniki majątku jako niskocenne należy uwzględnić rachunkową zasadę istotności, o której mowa w art. 8 ust. 1 ww. ustawy, oraz możliwość stosowania uproszczeń, wynikającą z treści art. 4 ust. 4 ww. ustawy. Należy przy nim pamiętać, iż uproszczenie można zastosować pod warunkiem, że nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wynik finansowy.

Sposób postępowania ze środkami trwałymi o niskiej jednostkowej wartości początkowej reguluje art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości. W świetle tego przepisu, dla środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej można ustalać odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe w sposób uproszczony, przez dokonywanie zbiorczych odpisów dla grup środków zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem lub jednorazowo odpisując wartość tego rodzaju środków trwałych. Szczegółowo problem ten wyjaśnia KSR nr 11. Według punktu 4.28 tego standardu, w przypadku nieistotnej wartości początkowej składnika majątku spełniającego warunki uznania za środek trwały, możliwe jest zastosowanie uproszczeń, w ramach których tego rodzaju składnika można m.in.:

• nie ujmować w środkach trwałych, a jego wartość początkową jednorazowo odpisać w ciężar kosztów materiałów pod datą oddania do użytkowania,
   
• ująć w ewidencji środków trwałych, a pod datą przyjęcia do użytkowania jego wartość początkową jednorazowo odpisać w ciężar kosztów amortyzacji.

W celu ustalenia wysokości poziomu wartości początkowej, tj. dolnej granicy wartości początkowej środka trwałego, wskazane jest wziąć pod uwagę:

• przypuszczalną łączną wartość początkową składników, do których stosowane będą uproszczenia w porównaniu do rocznej sumy kosztów lub/i przychodów lub/i aktywów, bądź aktywów trwałych,
   
• warunek, że zastosowanie uproszczeń nie zniekształci istotnie obrazu sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego jednostki,
   
• potrzeby ochrony mienia jednostki,
   
• przepisy podatkowe - jeżeli nie przeczy to zasadzie istotności, za dolną granicę wartości początkowej składników uznawanych za środki trwałe można przyjąć kwotę określoną w przepisach o podatku dochodowym.

Przykład

Środki trwałe o niskiej wartości podlegające jednorazowej amortyzacji

I. Założenia:

1.  W kwietniu 2020 r. spółka zakupiła maszynę produkcyjną o wartości netto: 8.000 zł (plus VAT: 1.840 zł).
    
2. Z polityki rachunkowości spółki wynika, że niskocenne składniki majątku spełniające definicję środka trwałego o wartości początkowej większej niż: 1.500 zł i nieprzekraczającej: 10.000 zł wprowadzane są do ewidencji środków trwałych i jednorazowo amortyzowane. Ewidencja kosztów przebiega w spółce wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Składnik majątku o niskiej wartości odpisywany w koszty w momencie
przekazania do używania

I. Założenia:

1. W kwietniu 2020 r. jednostka zakupiła maszynę produkcyjną o wartości netto: 10.000 zł (plus VAT: 2.300 zł).
    
2. Z polityki rachunkowości jednostki wynika, że składniki majątku spełniające definicję środków trwałych, o wartości początkowej równej: 10.000 zł lub mniejszej, nie są wprowadzane do ewidencji bilansowej środków trwałych, lecz są odpisywane w momencie przekazania ich do używania w koszty zużycia materiałów. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Niskocenne środki trwałe, które nie są objęte ewidencją bilansową, tylko pod datą oddania do użytkowania odnoszone są w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki (jako zużycie materiałów), mogą zostać objęte ewidencją pozabilansową. Wynika to z pkt 4.28 KSR nr 11. Takie rozwiązanie nie jest jednak obligatoryjne. Decyzję w tej sprawie podejmuje kierownik jednostki.

Prowadzenie pozabilansowej ewidencji niskocennych składników majątku, takich jak np. telefony komórkowe, czy tablety, umożliwi kontrolę ich stanu oraz ewentualne rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie. Ewidencja pozabilansowa niskocennych składników majątku powinna zawierać m.in. dane pozwalające zidentyfikować dany przedmiot, oznaczenie miejsca jego użytkowania oraz wskazywać osobę, która jest odpowiedzialna za ten składnik majątku. Przypominamy, iż konta pozabilansowe nie wchodzą w skład ksiąg rachunkowych. Nie obowiązuje więc na nich zasada podwójnego zapisu. Na kontach tych dokonuje się zapisu jednostronnego (pojedynczego). Zapisy na kontach pozabilansowych wprowadza się na podstawie dokumentów określonych przez kierownika jednostki w instrukcji obiegu dokumentów.

Przykład

Składnik majątku o niskiej wartości, dla którego prowadzona jest ewidencja pozabilansowa

I. Założenia:

1. Jednostka zakupiła tablet o wartości netto: 1.500 zł (plus VAT: 345 zł).

2. Z polityki rachunkowości jednostki wynika, że niskocenne środki trwałe o wartości nieprzekraczającej: 5.000 zł są odnoszone w ciężar kosztów zużycia materiałów w momencie oddania ich do użytkowania i objęte ewidencją pozabilansową na koncie 09 "Niskocenne składniki majątku".

II. Dekretacja:

III. Księgowania: