Przychód z tytułu kary umownej

Wystawiliśmy notę księgową (obciążeniową) z tytułu kary umownej dla kontrahenta, który wykonał zleconą przez nas usługę z 2-miesięcznym opóźnieniem, narażając nas na straty. Czy o kwotę należnej nam kary umownej, wynikającej z wystawionej noty, należy zmniejszyć wartość wykonanej usługi wpisanej w księdze podatkowej w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki"?

NIE. Kwotę kary umownej trzeba wpisać do księgi podatkowej w kolumnie 8 "Pozostałe przychody" pod datą jej otrzymania. Podstawą dokonania tego zapisu nie będzie nota obciążeniowa wystawiona przez podatnika, lecz dowód potwierdzający faktyczne otrzymanie kary umownej.

Generalnie, w świetle art. 14 ust. 1c ustawy o pdof, za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej uważa się, z zastrzeżeniem art. 14 ust. 1e, 1h i 1i, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Jeżeli strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku (art. 14 ust. 1e ustawy o pdof). Te same zasady stosuje się do dostawy energii elektrycznej i cieplnej oraz gazu bezprzewodowego na podstawie art. 14 ust. 1h ustawy o pdof.

Z kolei, w myśl art. 14 ust. 1i ustawy o pdof, w przypadku otrzymania przychodu z działalności gospodarczej, do którego nie stosuje się ust. 1c, 1e i 1h tego przepisu, za datę powstania przychodu uznaje się dzień otrzymania zapłaty. Ten przepis ma zastosowanie m.in. do otrzymanych przez podatników kar umownych, stanowiących przychód na mocy art. 14 ust. 2 pkt 4 ustawy o pdof. Oznacza to, że przychód podatkowy w przypadku kar umownych nie powstanie w dniu naliczenia kary umownej i wystawienia noty obciążeniowej, lecz z chwilą jej faktycznego otrzymania.

Odnosząc się do sytuacji przedstawionej w pytaniu należy wskazać, że podatnicy obowiązani są ująć w księdze podatkowej przychód z tytułu kary umownej pod datą jej rzeczywistego otrzymania. Przykładowo, jeżeli kara umowna z tytułu nieterminowo wykonanej usługi przez zleceniobiorcę wpłynie na rachunek bankowy Czytelników 15 lipca 2020 r., to przychód podatkowy z tego tytułu powstanie właśnie w tym dniu. Podstawą dokonania zapisu w księdze podatkowej będzie wyciąg bankowy z tego dnia. Na jego podstawie należy wpisać kwotę otrzymanej kary umownej w kolumnie 8 "Pozostałe przychody" pod datą wpływu kary umownej na rachunek bankowy.