Zakup towarów handlowych

Zakupiliśmy towary handlowe, które w dniu 31 października 2019 r. zostały przyjęte do magazynu. Dostawca fakturę za te towary wystawił 4 listopada 2019 r. Pod jaką datą należało ująć w księdze koszty zakupu tych towarów handlowych: w dniu przyjęcia ich do magazynu, czy w dacie wystawienia faktury?

Czytelnicy wartość towarów handlowych powinni ująć w księdze podatkowej pod datą ich otrzymania, tj. w październiku 2019 r. Podstawą dokonania tego zapisu zasadniczo powinien być sporządzony przez podatnika opis lub specyfikacja od dostawcy, o ile spełnia określone warunki.

Zakup towarów handlowych wpisywany jest do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Tak określa § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przy czym nie dotyczy to sytuacji, gdy księga podatkowa prowadzona jest przez biuro rachunkowe lub podatnik zapisów w księdze dokonuje na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych, tj. w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 30 ust. 1 rozporządzenia).

W sytuacji gdy towary, których zakup dokumentowany jest fakturami, dostarczono lub dokonano nimi obrotu zanim faktura dotarła do firmy, to zasadniczo podatnik jest zobowiązany do sporządzenia szczegółowego opisu towaru, w oparciu o który ujmie jego wartość w księdze podatkowej. Opis ten powinien zawierać: imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość, rodzaj, cenę jednostkową i wartość towaru handlowego oraz potwierdzenie zakupu datą i podpisem osoby przyjmującej towar. Dokument ten należy przechowywać jako dowód zakupu i połączyć z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury (§ 16 ust. 2 rozporządzenia). Specyfikacja dostawcy spełniająca wymogi określone dla opisu, może być podstawą do ujęcia wartości towarów w księdze podatkowej. Wówczas nie sporządza się opisu.

Jak wynika z pytania towary handlowe otrzymano w dniu 31 października 2019 r., a faktura dokumentująca ich zakup została wystawiona 4 listopada 2019 r., więc ich wartość trzeba było ująć w księdze w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" pod datą 31 października 2019 r. na podstawie sporządzonego przez podatnika opisu. Otrzymaną w listopadzie br. fakturę podatnik powinien połączyć z opisem i dokonać w księdze ewentualnej korekty wartości towarów. Korekty tej dokonuje się poprzez wpisanie w kolumnie 10 różnicy (zmniejszenie lub zwiększenie) pomiędzy wartością towarów wynikającą z opisu a ich wartością wykazaną na fakturze.