Dofinansowanie z PFRON wynagrodzeń pracowniczych

Otrzymujemy ze środków PFRON miesięczne dofinansowanie wynagrodzenia osoby niepełnosprawnej. Czy wynagrodzenie należy księgować w koszty, a dofinansowanie w przychody? 

TAK. Wynagrodzenie pracownika niepełnosprawnego objętego dofinansowaniem odnosi się w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Z kolei należne dofinansowanie księguje się na koncie pozostałych przychodów operacyjnych.

W ewidencji księgowej dofinansowanie ze środków PFRON wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych trzeba ujmować zgodnie z zasadą memoriału wskazaną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zasada ta nakazuje, aby do ksiąg rachunkowych jednostki wprowadzać wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że dofinansowanie z PFRON odnosi się do przychodów miesiąca, którego dofinansowanie dotyczy, niezależnie od tego, kiedy jednostka faktycznie otrzymuje je na rachunek bankowy. Dotyczy to szczególnie wypłaty na przełomie roku, np. gdy dofinansowanie należne za grudzień 2020 r. jednostka otrzyma dopiero w styczniu 2021 r.

Z racji tego, że dofinansowanie wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych jest pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki, zalicza się je do pozostałych przychodów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości). Wartość dofinansowania należy ujmować w miesiącu, za który jest ono należne, zapisem:

- Wn konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z PFRON),

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Natomiast jego wpływ na rachunek bankowy księguje się w oparciu o wyciąg bankowy następująco:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z PFRON).

Wartość wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego księguje się na zasadach ogólnych. Jego kwotą należy zatem obciążyć koszty działalności operacyjnej jednostki. Wynagrodzenie za dany miesiąc trzeba ewidencjonować w miesiącu, za który jest należne (zgodnie z zasadą memoriału), na podstawie listy płac zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia),

- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Od kwoty wynagrodzenia pracodawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki ZUS w części finansowanej przez pracownika. Potrącenie to można księgować zapisem:

a) pobranie zaliczki na podatek dochodowy

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu pdof pracowników),

b) pobranie składek ZUS

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Natomiast składki ZUS w części pokrywanej przez zakład pracy można ewidencjonować zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS)

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Przykład Założenia Pracodawca, który zatrudnia pracownika niepełnosprawnego, otrzymuje z PFRON miesięczne dofinansowanie jego wynagrodzenia. Dofinansowanie należne za lipiec 2020 r. wynosi 1.200 zł.   Kwota dofinansowania wpłynęła do jednostki w sierpniu 2020 r. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. PK - dofinansowanie z PFRON do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego należne za lipiec 2020 r. (zapis w lipcu br.): 1.200 zł 22 76-0 2. WB - wpływ dofinansowania na rachunek bankowy jednostki (zapis w sierpniu br.): 1.200 zł 13-0 22 Księgowania