Na jakim koncie księguje się należności od kontrahentów?

Rozpoczęliśmy działalność w 2020 r. jako spółka z o.o. Na jakim koncie powinniśmy ewidencjonować należności od kontrahentów z tytułu sprzedanych im towarów i usług? Czy należy do niego prowadzić ewidencję analityczną?

Do ewidencji rozrachunków z kontrahentami za sprzedane im towary, produkty czy usługi służy konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami". Po stronie Wn tego konta księguje się w szczególności:

• należności (łącznie z VAT należnym) z tytułu dostaw i usług,
   
• roszczenia podwyższające należność główną, np. odsetki za zwłokę, kary umowne, kwoty zasądzone od kontrahentów,
   
• zwrócone kontrahentom nadpłacone przez nich kwoty z tytułu dostaw i usług,
   
• dodatnie różnice kursowe (zrealizowane lub ustalone w związku z wyceną na dzień bilansowy) od należności i roszczeń wyrażonych w walutach obcych.

Natomiast po stronie Ma konta 20 ewidencjonuje się:

• spłatę należności z tytułu dostaw i usług oraz roszczeń podwyższających należność główną,
   
• zmniejszenie należności z tytułu dostaw i usług o udzielone rabaty, bonifikaty, skonta oraz w związku z uznaniem reklamacji odbiorców,
   
• wniesienie wierzytelności jako wkładu do innej jednostki,
   
• sprzedaż lub cesję należności na rzecz innego podmiotu,
   
• przeniesienie należności na konto roszczeń spornych w związku z wystąpieniem przeciw dłużnikowi na drogę sądową,
   
• odpisanie należności umorzonych, przedawnionych lub nieściągalnych,
   
• ujemne różnice kursowe (zrealizowane lub ustalone w związku z wyceną na dzień bilansowy) od należności i roszczeń wyrażonych w walutach obcych.

Powstanie należności, na podstawie faktury dokumentującej sprzedaż produktów, towarów, materiałów lub usług, można ewidencjonować w księgach rachunkowych następująco:

a) kwota brutto należności

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami",

b) VAT należny

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego,

c) kwota netto przychodu ze sprzedaży

- Ma konto 70-0 "Sprzedaż produktów", konto 70-0 "Sprzedaż usług", konto 73-0 "Sprzedaż towarów", konto 74-0 "Sprzedaż materiałów".

Ewidencja prowadzona na kontach analitycznych do konta 20 powinna umożliwić przede wszystkim:

• ustalenie na dany dzień stanu należności krajowych i zagranicznych według poszczególnych rodzajów rozrachunków, z wyodrębnieniem należności od jednostek powiązanych oraz w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale,
   
• ustalenie stanu należności według kontrahentów i walut obcych,
   
• wyodrębnienie na dzień bilansowy (z ogólnej kwoty) stanu należności podlegających wykazaniu w poszczególnych pozycjach bilansu.

Konto 20 wykazuje głównie saldo debetowe (Wn), odzwierciedlające stan należności jednostki z tytułu dostaw i usług. Na koncie tym może także wystąpić saldo kredytowe (Ma), odzwierciedlające np. wielkość otrzymanych od odbiorców zaliczek na przyszłe dostawy lub usługi, wielkość udzielonych im rabatów, opustów, skont, czy wielkość nadpłat w stosunku do kwot zarachowanych jako należne jednostce.