Otrzymana zaliczka w księgach rachunkowych

Nasz kontrahent wpłacił nam zaliczkę tytułem przyszłej dostawy towarów. Na jakich kontach należy ją księgować?

Dla celów bilansowych otrzymanie zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów, a także wystawienie faktury zaliczkowej, nie wiążą się z powstaniem przychodu. Samą operację otrzymania przez dostawcę przedpłaty na poczet wykonania przyszłej dostawy towarów ewidencjonuje się w księgach rachunkowych na koncie rozrachunkowym z odbiorcą. Księguje się ją po stronie Ma konta 20 "Rozrachunki z odbiorcami". Podlega ona ujęciu w ewidencji księgowej pod datą jej otrzymania na podstawie wyciągu bankowego lub dowodu "KP - Kasa przyjmie" następująco:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 10 "Kasa",

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami".

Wartość zaliczki, którą dany podmiot otrzymał na poczet przyszłej dostawy towarów, należy zaliczyć do rozliczeń międzyokresowych przychodów na podstawie art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Faktura zaliczkowa może zostać wprowadzona do ksiąg rachunkowych na 2 sposoby. W pierwszym z nich na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" ewidencjonowana jest zaliczka w kwocie brutto i następnie wartość VAT należnego jest przeksięgowywana na konto rozrachunków z tytułu VAT. Może to odbywać się zapisem:

a) wartość brutto zaliczki

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami",

- Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",

b) kwota VAT należnego

- Wn konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego".

Drugie rozwiązanie to zaewidencjonowanie przedpłaty na koncie 84 od razu w kwocie netto następująco:

a) wartość netto zaliczki

- Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",

b) kwota VAT należnego

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

c) wartość brutto zaliczki

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami".

W dniu realizacji dostawy towarów wartość z konta 84 przeksięgowuje się na konto przychodów ze sprzedaży. W tej bowiem dacie powstaje przychód bilansowy. Operacja ta może być dokonana zapisem:

- Wn konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",

- Ma konto 70-0 "Sprzedaż produktów", konto 70-0 "Sprzedaż usług" lub konto 73-0 "Sprzedaż towarów".