vademecum księgowego, prowadzenie ksiąg rachunkowych, księgi podatkowe
lupa
A A A

Inwentaryzacja - przygotowanie, dokumentacja i rozliczenie stwierdzonych różnic - Dodatek nr 14 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości nr 20 (524) z dnia 20.10.2020

Dokumenty dotyczące przygotowania i organizacji spisu z natury

Jakie dokumenty wchodzą w skład dokumentacji dotyczącej przygotowania i organizacji spisu z natury oraz czym się charakteryzują?

Na dokumentację dotyczącą przygotowania i organizacji spisu z natury składają się np. zarządzenie kierownika w sprawie inwentaryzacji, harmonogram inwentaryzacji, oświadczenia osób odpowiedzialnych za inwentaryzowane składniki majątku, czy instrukcje inwentaryzacyjne.

Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji

Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji stosuje się w każdym przypadku przeprowadzenia inwentaryzacji składników w drodze spisu z natury. Zarządzenie to wydaje corocznie kierownik jednostki na podstawie instrukcji inwentaryzacyjnej. W małych jednostkach podstawą przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze spisu z natury może być wydana na piśmie decyzja kierownika jednostki zawierająca takie informacje jak:

  • przedmiot spisu,
     
  • dzień, na który dokonuje się spisu,
     
  • datę (daty) przeprowadzenia spisu,
     
  • osoby dokonujące spisu.

W większych jednostkach powołuje się zazwyczaj zakładowe komisje inwentaryzacyjne lub działającego jednoosobowo komisarza spisowego. Kierownik jednostki nakłada na komisję inwentaryzacyjną (komisarza spisowego) obowiązek:

  • dokonania odpowiednich przygotowań do spisu,
     
  • zorganizowania spisu z natury,
     
  • przeprowadzenia i nadzorowania spisu,
     
  • rozpatrzenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych oraz przedstawienia propozycji ich rozliczenia,
     
  • relacjonowanie kierownikowi jednostki o przebiegu przygotowań do spisu, samego przebiegu spisu, przedstawienie zgromadzonych wniosków w toku inwentaryzacji.

Z pkt 34 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów wynika, że zarządzenie w sprawie inwentaryzacji, w tym drogą spisu z natury zapasów, wydaje kierownik jednostki. Treść zarządzenia zależy od tego, czy działa stała komisja inwentaryzacyjna, czy też jest ona powoływana do wykonania określonego zadania. W tym drugim przypadku zarządzenie określa, w szczególności:

  • skład komisji inwentaryzacyjnej, w tym jej przewodniczącego,
     
  • rodzaje zapasów objętych spisem,
     
  • datę, na którą się przeprowadza spis (datę ustalania stanu faktycznego),
     
  • datę jego rozpoczęcia i zakończenia (rozliczenia).

Wydane przez kierownika jednostki zarządzenie w sprawie inwentaryzacji zobowiązuje osoby odpowiedzialne do obecności podczas spisu powierzonych im zapasów. Jeżeli osoba odpowiedzialna za zapasy objęte spisem z natury nie może w nim uczestniczyć, powiadamia o tym kierownika jednostki i wskazuje osobę upoważnioną do uczestniczenia w jej imieniu w spisie z natury. W razie niewskazania przez osobę odpowiedzialną osoby upoważnionej do udziału w spisie w jej imieniu, kierownik jednostki decyduje o celowości komisyjnego przeprowadzenia spisu z natury przez zespół w składzie co najmniej 3 osobowym. Kierownik może też wyznaczyć osobę, która podczas spisu będzie reprezentować (zastępować) osobę odpowiedzialną za zapasy objęte spisem (por. pkt 35 ww. stanowiska).

Poniżej prezentujemy przykład zarządzenia w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury w jednostce prowadzącej ewidencję wartościową towarów handlowych.

Harmonogram inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury

Dokumentem uzupełniającym do zarządzenia w sprawie inwentaryzacji wydawanym przez kierownika jednostki jest harmonogram inwentaryzacji. Pojawia się on najczęściej w dużych jednostkach, gdzie występuje duża ilość czynności inwentaryzacyjnych. Harmonogram inwentaryzacji drogą spisu z natury zawiera wykaz (nazwy) pól spisowych, daty, w których będzie przeprowadzany w nich spis z natury oraz nazwy (numery, symbole) zespołów spisowych, które przeprowadzą spis na danych polach. Zespół spisowy może przeprowadzać spis na jednym lub większej liczbie pól. Harmonogram inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury sporządza się zazwyczaj dla jednego cyklu inwentaryzacji - rocznego lub kilkuletniego (por. pkt 37 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).

Fragment przykładowego harmonogramu inwentaryzacji na 2020 r. przedstawiamy poniżej.

Lp. Przedmiot inwentaryzacji Obiekt zinwentaryzowania Termin przeprowadzenia inwentaryzacji Rodzaj i metoda inwentaryzacji Nr zespołu spisowego
1. Środki trwałe Dane ewidencji księgowej od 06.01.2021 r. do 08.01.2021 r. Spis z natury według stanu na dzień 31.12.2020 r. 1, 2
2. Rozrachunki z pracownikami Dane ewidencji księgowej 31.12.2020 r. Weryfikacja sald na dzień 31.12.2020 r. 1
3. Środki pieniężne w kasie Kasa 31.12.2020 r. Spis z natury według stanu na dzień 31.12.2020 r.

W zależności od charakteru składnika majątku ustalenie rzeczywistego ich stanu może odbywać się metodą spisu z natury lub uzyskania potwierdzenia sald należności, środków pieniężnych i innych składników z kontrahentami, bankami itp. lub porównania stanów wynikających z ksiąg z dokumentami źródłowymi.

Oświadczenia osób odpowiedzialnych za inwentaryzowane składniki majątku

Osoba odpowiedzialna to jedna lub więcej osób odpowiadających wspólnie za powierzone im zapasy i/lub za dokumentację obrotu nimi, np. magazynier, kierownik punktu sprzedaży. Osobą odpowiedzialną jest w szczególności osoba, która złożyła oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone jej zapasy zgodnie z kodeksem pracy (por. pkt 8 lit. j stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).

Złożone przez osobę materialnie odpowiedzialną oświadczenie powinno zawierać informację o tym, że wszystkie dowody dokumentujące obroty zostały wprowadzone do ewidencji prowadzonej przez tę osobę, ze wskazaniem ostatnich numerów dowodów przychodu i rozchodu, i zostały przekazane do księgowości jednostki.

Co do zasady, oświadczenie to powinno zawierać imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej, określenie mienia za jakie ta osoba jest odpowiedzialna oraz miejsca, w którym to mienie się znajduje.

Przykładowe oświadczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie prezentujemy poniżej.

Oświadczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie

Instrukcja inwentaryzacyjna

Instrukcja inwentaryzacyjna opisuje szczegóły związane z przygotowaniem, przebiegiem oraz rozliczeniem inwentaryzacji. Jej obszerność zależy od specyfiki, rodzaju i wielkości prowadzonej działalności oraz rodzaju majątku, którym jednostka dysponuje.

Ustawa o rachunkowości nie nakłada na jednostki obowiązku posiadania instrukcji inwentaryzacyjnej. Instrukcja taka może stanowić odrębny element wewnętrznego prawa każdej jednostki i dodatkowy element dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. W zależności od specyfiki i wielkości danej jednostki instrukcja inwentaryzacyjna może zawierać następujące elementy:

  • podstawę prawną sporządzenia instrukcji (np. Kodeks pracy, ustawa o rachunkowości, czy też wewnętrzne instrukcje lub zarządzenia),
     
  • cel i istotę inwentaryzacji,
     
  • techniki inwentaryzacyjne i ich zakres podmiotowy,
     
  • formy i metody inwentaryzacji,
     
  • terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji,
     
  • etapy inwentaryzacji (czynności przygotowawcze, czynności właściwe, czynności rozliczeniowe, czynności poinwentaryzacyjne),
     
  • kompetencje organów i osób powołanych do wykonania czynności inwentaryzacyjnych,
     
  • powołanie i określenie zadań komisji inwentaryzacyjnej,
     
  • zasady przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów,
     
  • uproszczenia inwentaryzacji stosowane w jednostce,
     
  • zasady ustalenia, weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PoradnikKsiegowego.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

czerwiec 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
2
4
6
8
9
11
13
15
16
18
19
22
23
26
27
29
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Zasady rachunkowości w jednostkach i zakładach budżetowych
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Vademecum Podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Przydatne linki
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.