vademecum księgowego, prowadzenie ksiąg rachunkowych, księgi podatkowe
lupa
A A A

Inwentaryzacja - przygotowanie, dokumentacja i rozliczenie stwierdzonych różnic - Dodatek nr 14 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości nr 20 (524) z dnia 20.10.2020

Arkusz spisowy jako dokument przedstawiający wyniki spisu z natury

Jakie elementy powinien zawierać arkusz spisowy?

Podstawa udokumentowania spisu z natury

Jedną z podstawowych metod inwentaryzacji jest spis z natury. Polega on na liczeniu i pomiarach składników majątku. Stan ilościowy każdego inwentaryzowanego składnika ustala się stosownie do jego charakteru przez liczenie, ważenie, pomiar długości, powierzchni lub objętości z użyciem odpowiednich urządzeń pomiarowych. Spisane z natury składniki wykazuje się w arkuszach spisowych, które składają się na dokumentację spisu z natury. Spisowi z natury podlegają aktywa w postaci rzeczowej (por. art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości), w tym:

  • aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
     
  • papiery wartościowe w postaci materialnej,
     
  • rzeczowe składniki aktywów obrotowych,
     
  • środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji (z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości - inwentaryzowanych drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników),
     
  • maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

Inwentaryzacją w drodze spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednak jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania (por. art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Jak wynika z art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ustawa o rachunkowości nie precyzuje jednak, jakimi dowodami należy się posługiwać dla udokumentowania przeprowadzonej inwentaryzacji. Zasady udokumentowania spisu z natury określono natomiast w stanowisku w sprawie inwentaryzacji zapasów. Dla udokumentowania spisu z natury stosuje się arkusz spisu z natury, zwany również arkuszem spisowym lub formularzem spisowym (por. pkt III.C ww. stanowiska).

Elementy jakie powinien zawierać formularz spisowy

Arkusz spisu z natury stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych, jeśli spełnia wymogi dla dowodu księgowego określone w art. 22 ustawy o rachunkowości, tzn. jest rzetelny, czyli zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje, kompletny, tj. zawierający co najmniej dane wymienione w art. 21 ust. 1 ww. ustawy oraz wolny od błędów rachunkowych. Osobne formularze spisowe należy sporządzać dla składników aktywów:

  • będących własnością jednostki i objętych ewidencją księgową (tzw. pełnowartościowych składników),
     
  • będących własnością jednostki i objętych ewidencją księgową, lecz niepełnowartościowych (np. uszkodzonych, zniszczonych), nadmiernych lub zbędnych, wymagających przyjęcia specjalnego sposobu zagospodarowania bądź upłynnienia,
     
  • stanowiących cudzą własność, jeśli obowiązek ich spisania ciąży na jednostce, na terenie której składniki te się znajdują (informację o wynikach spisu z natury przekazuje się ich właścicielom).

W praktyce arkusz spisu z natury wypełnia się etapami. Można więc wyróżnić dane (informacje), które należy uzupełnić w arkuszu przed przystąpieniem do czynności spisowych, dane wpisywane podczas tych czynności oraz dane wpisywane na zakończenie spisu z natury. Stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów w pkt 65 wymienia elementy arkusza spisowego. Powinien on zawierać co najmniej dane wymienione w poniższej tabeli.

Elementy formularza arkusza spisowego
w nagłówku
(dane wypełniane przed rozpoczęciem czynności spisowych)
- nazwa jednostki,
- numer kolejny arkusza, jeżeli nie został z góry nadany,
- nazwa lub numer pola spisowego oraz przedmiotu spisu, z ewentualnym wskazaniem, że chodzi o zapasy obce lub zapasy o obniżonej przydatności gospodarczej,
- data spisu oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia spisu,
- skład zespołu spisowego
w tabeli z polami
(dane wypełniane podczas czynności spisowych)
- liczba porządkowa spisywanego składnika (na każdym polu spisowym spisywane pozycje numerowane są kolejno),
- identyfikacja spisywanego składnika (nazwa, symbol - indeks lub kod, ewentualnie bliższe określenie spisywanego składnika),
- jednostki miary i jeżeli to konieczne - jednostki miary stosowane w bieżącej ewidencji księgowej,
- stan ilościowy, a ewentualnie także ceny jednostkowe i wartość zapasu, co jest nieodzowne w razie spisu z natury: towarów i opakowań objętych tylko ewidencją wartościową, zapasów objętych tylko bieżącą ewidencją ilościową lub zapasów nieobjętych bieżącą ewidencją księgową,
- uwagi (np. ocena przydatności gospodarczej, dokonanie ponownego spisu, obecność kontrolera spisowego lub biegłego rewidenta)
w zakończeniu
(dane wypełniane po zakończeniu czynności spisowych)
- zaznaczenie ostatniej pozycji arkusza spisowego kończącego spis na danym polu spisowym; następuje to przez wpisanie pod ostatnią pozycją arkusza, dotyczącego danego pola spisowego, treści: "Spis zakończono na pozycji ...", z podaniem jej numeru albo przez zakreślenie wszystkich pustych wierszy pod ostatnią pozycją; jeśli dokonywano poprawek, to wymienia się je z podaniem numeru pozycji, np. w formie adnotacji: "W arkuszach spisowych dokonano poprawek (parafowanych) w następujących pozycjach ...",
- podpisy wszystkich członków zespołu spisowego,
- podpis osoby odpowiedzialnej lub osoby ją reprezentującej oraz jej ewentualne uwagi (zastrzeżenia); jeżeli osoba odpowiedzialna nie bierze udziału w spisie, to w arkuszu dokonuje się stosownej adnotacji
Uwaga: Jeżeli różnice inwentaryzacyjne jednostka ustala i wykazuje w arkuszach spisowych, to arkusze spisowe wymagają dodatkowej rozbudowy.

Z żadnych przepisów nie wynika, w ilu egzemplarzach należy sporządzać arkusze spisowe. Przepisy nie precyzują również kwestii przekazywania osobie materialnie odpowiedzialnej za powierzone składniki majątku kopii tych arkuszy. Zatem należy przyjąć, że ilość egzemplarzy arkuszy spisowych w danej jednostce zależy od jej wewnętrznych uregulowań. W praktyce najczęściej spotyka się 2 egzemplarze, z czego jeden trafia do działu finansowo-księgowego, a drugi, tj. kopię, otrzymuje osoba materialnie odpowiedzialna.

Zasady w arkuszach spisowych wypełniania, przekazywania i poprawiania błędów

Przed przystąpieniem zespołów spisowych do czynności inwentaryzacyjnych następuje wydanie im odpowiedniej liczby opieczętowanych i ponumerowanych formularzy spisowych. Jeśli spis z natury trwa dłużej niż jeden dzień, to na koniec każdego kolejnego dnia w arkuszu spisowym zaznacza się pozycję, na której spis zakończono. Zespół spisowy deponuje arkusze spisowe u przewodniczącego komisji lub wyznaczonego przez niego członka tej komisji (por. pkt 77 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów). Po zakończeniu spisu na danym polu spisowym przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub członkowi komisji przez niego wyznaczonego zwraca się wszystkie formularze spisowe, tj. wykorzystane i niewykorzystane, w tym błędnie wypełnione i anulowane (unieważnione). Przewodniczący komisji rozlicza z wykorzystaniem zestawienia kontrolnego zwrócone arkusze spisowe, jak również sprawdza ich kompletność i poprawność (por. pkt 78 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).

Przed wydaniem arkuszy spisowych członkom zespołów spisowych wskazane jest ich ponumerowanie i oznaczenie w taki sposób, aby nie było możliwości ich zamiany. W praktyce z chwilą ponumerowania arkuszy spisowych traktuje się je jako tzw. druki ścisłego zarachowania, czyli druki, które są objęte kontrolą przez cały okres ich posiadania przez jednostkę, podlegające ilościowej kontroli zużycia.

Każdy arkusz spisowy wypełnia się w sposób czytelny bez pozostawiania pustych (wolnych) miejsc, a w razie ich wystąpienia lub pustych końcówek zakreśla się je, aby uniemożliwić dopiski. Nie należy wykonywać zapisów "na brudno", a następnie przenosić na arkusze spisowe "na czysto", gdyż prowadzić to może do powstania błędów, a arkusz spisu z natury traci na swojej autentyczności, nawet jeżeli zawiera wszelkie wymagane podpisy.

Zespoły spisowe najczęściej nie wpisują na arkuszach spisu z natury wartości spisywanych składników. Wyjątek stanowią arkusze spisu z natury towarów i opakowań w punktach sprzedaży detalicznej, które wycenia zespół spisowy. Z reguły ustalone drogą spisu z natury ilościowe stany zapasów wycenia księgowy na podstawie sprawdzonych arkuszy spisowych (por. pkt 82 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).

Arkusz spisowy, jak również inne dokumenty spisowe należy wypełniać w sposób uniemożliwiający modyfikację zapisów. Drobne pomyłki i błędy można poprawiać poprzez skreślenie dotychczasowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, wpisanie właściwej treści, podpisanie poprawki przez zespół spisowy i osobę odpowiedzialną oraz umieszczenie daty (por. art. 22 ust. 3art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz pkt 68 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów). W pozostałych przypadkach należy skreślić błędny zapis i dokonać poprawnego zapisu w odrębnej pozycji arkusza spisowego. Przy skreśleniu podpisują się członkowie zespołu spisowego oraz wskazują pozycję, w której figuruje poprawny zapis. Nie jest dopuszczalne dokonywanie poprawek z użyciem korektora, zamazywań lub w inny sposób, który uniemożliwiałby odczytanie treści pierwotnego zapisu.

Wydruk komputerowy arkusza spisowego oraz arkusz w formie elektronicznej

Wskazane jest, aby wygenerowany przez system komputerowy formularz arkusza spisu z natury stanowił czysty druk do wypełnienia. Nie zaleca się wypełniania w arkuszach spisu z natury "z góry", np. za pomocą komputera, danych identyfikujących spisywane składniki zapasów, takich jak np. ich nazwy, numer indeksu, numer pozycji, jednostka miary. Taki sposób postępowania może sugerować kolejność spisywania asortymentów, spis następuje wtedy wybiórczo i łatwo o pominięcie asortymentu. Każda jednostka powinna rozważyć, czy udostępnienie na arkuszu spisu z natury danych o asortymencie nie wpłynie ujemnie na wiarygodność spisu.

Arkusz spisu z natury w momencie wydruku nie powinien również zawierać ilości poszczególnych składników podlegających spisowi. Spisujący zazwyczaj sugerują się ilością podaną na formularzu spisowym, co może ostatecznie doprowadzić do zaniechania spisu.

Stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów w pkt 71 wyjaśnia, że dokumenty spisowe mogą być też sporządzane w formie elektronicznej, np. w arkuszu kalkulacyjnym pod warunkiem, że:

  • zapisy uzyskują trwale czytelną postać podczas rejestrowania stanu zapasów stwierdzonego drogą spisu z natury,
     
  • możliwe jest ustalenie osoby, która wprowadziła zapisy do dokumentów spisowych albo dokonała ich modyfikacji,
     
  • stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia ustalonych drogą spisu z natury danych oraz kompletności i integralności (nienaruszalności) zapisów,
     
  • dane źródłowe są odpowiednio chronione; jest zapewniona ich niezmienność przez wymagany okres przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej.
Przykładowy arkusz spisu z natury

Przykład

I. Założenia:

  1. Kierownik jednostki na podstawie instrukcji inwentaryzacyjnej wydał zarządzenie w sprawie inwentaryzacji w 2020 r. drogą spisu z natury.
     
  2. Na podstawie wydanego dokumentu kierownik jednostki zarządził przeprowadzenie rocznej inwentaryzacji towarów handlowych znajdujących się m.in. w placówce handlowej "AGAR" sp. z o.o. przy ul. Długiej 1 w Toruniu (magazyn nr 2).
     
  3. Roczny spis z natury należy przeprowadzić według stanu na 30 listopada 2020 r. w terminie od 30 listopada 2020 r. do 1 grudnia 2020 r.
     
  4. W zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji kierownik jednostki powołał komisję inwentaryzacyjną i jego przewodniczącego, który wyznaczył następnie osoby do zespołów spisowych w magazynie nr 2.
     
  5. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej pobrał opieczętowany formularz arkusza spisowego o numerze 2/2020.

II. Arkusz spisu z natury:

Arkusz spisu z natury

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PoradnikKsiegowego.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Zasady rachunkowości w jednostkach i zakładach budżetowych
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Vademecum podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Przydatne linki


Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

 
     
Narzędzia Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.Tarcza.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

 
     
Serwisy specjalistyczne

www.AutowFirmie.pl

www.PodatekodNieruchomosci.pl

www.StawkiVAT.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.PodatekPCC.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UmowyoPrace.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PodatkiLokalne.pl

www.UrlopyPracownicze.pl

www.KasaFiskalna.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

www.KodeksCywilny.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.VademecumBHP.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Prawnik-Rodzinny.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.KodeksSpolek.pl

www.PrzepisyPrawne.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.LeasingFinansowy.pl

www.ReprezentacjaiReklama.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.LeasingOperacyjny.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.ZakladamyFirme.pl

www.OdliczeniaVAT.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.ZasilekChorobowy.pl

www.OrdynacjaPodatkowa.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.ZasilekMacierzynski.pl

www.PlanKont.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.Zasilki.pl

www.PodatekAkcyzowy.pl

www.SkladkaZUS.pl

www.ZFSS.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.SrodkiTrwale.pl

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.