Udostępnienie zespołom spisowym danych z wydruków magazynowych

Podczas inwentaryzacji przeprowadzanej w naszej jednostce przekazano zespołom spisowym wydruki magazynowe zawierające numer indeksu, nazwę materiału i jego ilość. Czy takie postępowanie jest prawidłowe?

Przeprowadzenie inwentaryzacji poprzez spis z natury polega na ustaleniu drogą pomiaru ilościowego stanu zapasów, ocenie ich jakości i zapisaniu tych ustaleń w arkuszu spisowym lub na innym nośniku danych utrwalającym wyniki spisu. Czynności spisowych podczas spisu z natury dokonują zespoły spisowe. W momencie przystąpienia do spisu z natury zespołom spisowym wydawana jest odpowiednia liczba arkuszy spisowych. Arkusze spisu z natury wypełnia się etapami. Przed rozpoczęciem inwentaryzacji wpisuje się takie dane jak: nazwa jednostki, nazwa i numer pola spisowego (tj. sklepu, magazynu, wydziału), osoby biorące udział w spisie, datę spisu z natury (od godz. … do godz. …). Natomiast w trakcie spisu z natury uzupełnia się kolejne pozycje, wskazując symbol spisywanego składnika, jego nazwę, jednostkę miary, ilość ustaloną w trakcie spisu oraz ewentualne uwagi spisujących. Arkusz spisu z natury może być czystym formularzem (drukiem) służącym do ręcznego uzupełnienia w trakcie spisu bądź może być wygenerowany przez system komputerowy.

Zwracamy uwagę, iż ustawa o rachunkowości nie zawiera wskazówek w kwestii udokumentowania spisu z natury. Więcej informacji na ten temat zawiera stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów. Według punktu 67 tego stanowiska, posługiwanie się w czasie spisu z natury arkuszami spisowymi z uprzednio wypełnionymi cechami identyfikującymi spisywane składniki zapasów może wpływać ujemnie na poprawność przeprowadzenia spisu, gdyż najczęściej następuje on według wynikającej z arkuszy kolejności składników, co przeczy zasadzie systematycznego spisu z natury. Jednostka powinna rozważyć, czy udostępnienie informacji o asortymencie nie wpłynie negatywnie na wiarygodność spisu. Podawanie w wydrukach arkuszy spisowych stanu ewidencyjnego zapasów podważa rzetelność spisu.

Nie jest zatem wskazane przekazywanie zespołom spisowym wydruków magazynowych zawierających dane identyfikujące spisywane składniki aktywów oraz informacje na temat ich stanu ewidencyjnego.