Możliwość odstąpienia od potwierdzania sald należności

Prowadzimy działalność hurtową i posiadamy salda należności na około 300 kontach. Czy możemy wysłać prośbę o potwierdzenie salda drogą elektroniczną tylko do tych firm, z którymi salda są największe?

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby jednostka zinwentaryzowała należności drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu rozrachunków oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Potwierdzenia sald można dokonać drogą elektroniczną. Z obowiązku tego nie zwalnia ani wysokość salda z danym kontrahentem ani ilość sald wymagających potwierdzenia.

Stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości jednostka inwentaryzuje należności drogą uzyskania od kontrahenta potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu rozrachunków oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. W tym celu, jednostka jako wierzyciel inicjuje uzgodnienie salda należności, natomiast dłużnik potwierdza zgodność kwot bądź wskazuje rozbieżności. Co istotne, nie inwentaryzuje się drogą potwierdzenia sald należności spornych i wątpliwych, od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych. Tego rodzaju należności jednostka inwentaryzuje drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości).

Prawo bilansowe nie przewiduje możliwości odstąpienia od inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald. Nie ma w tym przypadku znaczenia wysokość salda z danym kontrahentem oraz ilość sald wymagających potwierdzenia. Zasady inwentaryzacji rozrachunków z kontrahentami zostały szczegółowo omówione w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz. Urz. Min. Fin. z 2019 r. poz. 83). W stanowisku tym wskazano, że w niektórych sytuacjach należy uzgodnić z kontrahentem nawet salda zerowe, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem. Stanowisko wyjaśnia również w jakiej formie można dokonać potwierdzenia sald. Według stanowiska w celu uzyskania od kontrahenta potwierdzenia, że uznaje on kwotę wymaganej zapłaty należności, jednostka wysyła do niego dwa egzemplarze pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda), informującego o wysokości i składowych salda należności, z prośbą o jego potwierdzenie przez odesłanie do jednostki jednego egzemplarza pisma podpisanego przez osobę upoważnioną przez kontrahenta. W przypadku stwierdzenia przez kontrahenta różnic w wysokości salda należności lub jego składowych, specyfikuje je on na egzemplarzu, który zwrotnie przesyła do jednostki. Wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną, np. w postaci wiadomości e-mail, jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.