Elementy dokumentacji inwentaryzacyjnej

Czy reguły dotyczące technik przeprowadzania inwentaryzacji wynikają wprost z ustawy o rachunkowości? Jakie elementy powinna zwierać dokumentacja inwentaryzacyjna?

Ustawa o rachunkowości nie zawiera zasad opisujących techniki przeprowadzania inwentaryzacji. Dlatego każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać własne regulacje w zakresie inwentaryzacji, uwzględniające jej wielkość, specyfikę oraz rodzaj posiadanych zasobów. Pomocne przy opracowaniu dokumentacji oraz przygotowaniu i przeprowadzaniu inwentaryzacji może być stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów.

Druki inwentaryzacyjne dostępne są  w serwisie Wzory druków i umów w zakładce Rachunkowość

Przez dokumentację inwentaryzacyjną rozumie się dokumenty związane ze spisem z natury, w tym także w postaci elektronicznej, które można podzielić na:

1) dotyczące przygotowania i organizacji spisu z natury, np. zarządzenie kierownika w sprawie inwentaryzacji, harmonogram inwentaryzacji, oświadczenia osób odpowiedzialnych, instrukcje inwentaryzacyjne, 

2) dotyczące ujęcia wyników spisu z natury, takie jak np. arkusze spisowe, zestawienia zbiorcze, pisemne rozliczenie wydanych i zwróconych arkuszy spisowych,

3) dotyczące rozliczenia spisu, np. zestawienia różnic inwentaryzacyjnych.

Przepisy wewnętrzne w zakresie organizacji inwentaryzacji w jednostce powinny być zatwierdzone przez kierownika tej jednostki i wydane w formie dokumentu.

Stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów dokonuje podziału dokumentacji związanej z przygotowaniem inwentaryzacji w drodze spisu z natury na dokumenty (regulacje) o charakterze bieżącym i stałym (por. pkt 30-33 ww. stanowiska).

Regulacje stałe odnoszą się do zagadnień typowych, powtarzających się corocznie. Podlegają one okresowej aktualizacji, w miarę zmian warunków działania jednostki. Do regulacji stałych zaliczyć można instrukcje inwentaryzacyjne, plan sytuacyjny jednostki i jej podział na pola spisowe. Z kolei regulacje bieżące są wydawane każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Do bieżących regulacji zalicza się między innymi:

• zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury oraz
   
• harmonogram inwentaryzacji.

W przypadku małych jednostek, regulacje wewnętrzne w sprawie inwentaryzacji mogą ograniczać się do wydania zarządzenia w sprawie inwentaryzacji. Przy czym zaleca się również opracowanie w takich jednostkach instrukcji inwentaryzacyjnej oraz harmonogramu spisu z natury, gdyż ułatwi to organizację i właściwe przeprowadzenie spisu.