Dokumenty dotyczące przygotowania i organizacji spisu z natury

Jakie dokumenty wchodzą w skład dokumentacji dotyczącej przygotowania i organizacji spisu z natury oraz czym się charakteryzują?

Na dokumentację dotyczącą przygotowania i organizacji spisu z natury składają się np. zarządzenie kierownika w sprawie inwentaryzacji, harmonogram inwentaryzacji, oświadczenia osób odpowiedzialnych za inwentaryzowane składniki majątku, czy instrukcje inwentaryzacyjne.

Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji stosuje się w każdym przypadku przeprowadzenia inwentaryzacji składników w drodze spisu z natury. Zarządzenie to wydaje corocznie kierownik jednostki na podstawie instrukcji inwentaryzacyjnej. W małych jednostkach podstawą przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze spisu z natury może być wydana na piśmie decyzja kierownika jednostki zawierająca takie informacje jak:

• przedmiot spisu,
   
• dzień, na który dokonuje się spisu,
   
• datę (daty) przeprowadzenia spisu,
   
• osoby dokonujące spisu.

W większych jednostkach powołuje się zazwyczaj zakładowe komisje inwentaryzacyjne lub działającego jednoosobowo komisarza spisowego. Kierownik jednostki nakłada na komisję inwentaryzacyjną (komisarza spisowego) obowiązek:

• dokonania odpowiednich przygotowań do spisu,
   
• zorganizowania spisu z natury,
   
• przeprowadzenia i nadzorowania spisu,
   
• rozpatrzenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych oraz przedstawienia propozycji ich rozliczenia,
   
• relacjonowanie kierownikowi jednostki o przebiegu przygotowań do spisu, samego przebiegu spisu, przedstawienie zgromadzonych wniosków w toku inwentaryzacji.

Z pkt 34 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów wynika, że zarządzenie w sprawie inwentaryzacji, w tym drogą spisu z natury zapasów, wydaje kierownik jednostki. Treść zarządzenia zależy od tego, czy działa stała komisja inwentaryzacyjna, czy też jest ona powoływana do wykonania określonego zadania. W tym drugim przypadku zarządzenie określa, w szczególności:

• skład komisji inwentaryzacyjnej, w tym jej przewodniczącego,
   
• rodzaje zapasów objętych spisem,
   
• datę, na którą się przeprowadza spis (datę ustalania stanu faktycznego),
   
• datę jego rozpoczęcia i zakończenia (rozliczenia).

Wydane przez kierownika jednostki zarządzenie w sprawie inwentaryzacji zobowiązuje osoby odpowiedzialne do obecności podczas spisu powierzonych im zapasów. Jeżeli osoba odpowiedzialna za zapasy objęte spisem z natury nie może w nim uczestniczyć, powiadamia o tym kierownika jednostki i wskazuje osobę upoważnioną do uczestniczenia w jej imieniu w spisie z natury. W razie niewskazania przez osobę odpowiedzialną osoby upoważnionej do udziału w spisie w jej imieniu, kierownik jednostki decyduje o celowości komisyjnego przeprowadzenia spisu z natury przez zespół w składzie co najmniej 3 osobowym. Kierownik może też wyznaczyć osobę, która podczas spisu będzie reprezentować (zastępować) osobę odpowiedzialną za zapasy objęte spisem (por. pkt 35 ww. stanowiska).

Poniżej prezentujemy przykład zarządzenia w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury w jednostce prowadzącej ewidencję wartościową towarów handlowych.

Dokumentem uzupełniającym do zarządzenia w sprawie inwentaryzacji wydawanym przez kierownika jednostki jest harmonogram inwentaryzacji. Pojawia się on najczęściej w dużych jednostkach, gdzie występuje duża ilość czynności inwentaryzacyjnych. Harmonogram inwentaryzacji drogą spisu z natury zawiera wykaz (nazwy) pól spisowych, daty, w których będzie przeprowadzany w nich spis z natury oraz nazwy (numery, symbole) zespołów spisowych, które przeprowadzą spis na danych polach. Zespół spisowy może przeprowadzać spis na jednym lub większej liczbie pól. Harmonogram inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury sporządza się zazwyczaj dla jednego cyklu inwentaryzacji - rocznego lub kilkuletniego (por. pkt 37 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).

Fragment przykładowego harmonogramu inwentaryzacji na 2020 r. przedstawiamy poniżej.

W zależności od charakteru składnika majątku ustalenie rzeczywistego ich stanu może odbywać się metodą spisu z natury lub uzyskania potwierdzenia sald należności, środków pieniężnych i innych składników z kontrahentami, bankami itp. lub porównania stanów wynikających z ksiąg z dokumentami źródłowymi.

Osoba odpowiedzialna to jedna lub więcej osób odpowiadających wspólnie za powierzone im zapasy i/lub za dokumentację obrotu nimi, np. magazynier, kierownik punktu sprzedaży. Osobą odpowiedzialną jest w szczególności osoba, która złożyła oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone jej zapasy zgodnie z kodeksem pracy (por. pkt 8 lit. j stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).

Złożone przez osobę materialnie odpowiedzialną oświadczenie powinno zawierać informację o tym, że wszystkie dowody dokumentujące obroty zostały wprowadzone do ewidencji prowadzonej przez tę osobę, ze wskazaniem ostatnich numerów dowodów przychodu i rozchodu, i zostały przekazane do księgowości jednostki.

Co do zasady, oświadczenie to powinno zawierać imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej, określenie mienia za jakie ta osoba jest odpowiedzialna oraz miejsca, w którym to mienie się znajduje.

Przykładowe oświadczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie prezentujemy poniżej.

Instrukcja inwentaryzacyjna opisuje szczegóły związane z przygotowaniem, przebiegiem oraz rozliczeniem inwentaryzacji. Jej obszerność zależy od specyfiki, rodzaju i wielkości prowadzonej działalności oraz rodzaju majątku, którym jednostka dysponuje.

Ustawa o rachunkowości nie nakłada na jednostki obowiązku posiadania instrukcji inwentaryzacyjnej. Instrukcja taka może stanowić odrębny element wewnętrznego prawa każdej jednostki i dodatkowy element dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. W zależności od specyfiki i wielkości danej jednostki instrukcja inwentaryzacyjna może zawierać następujące elementy:

• podstawę prawną sporządzenia instrukcji (np. Kodeks pracy, ustawa o rachunkowości, czy też wewnętrzne instrukcje lub zarządzenia),
   
• cel i istotę inwentaryzacji,
   
• techniki inwentaryzacyjne i ich zakres podmiotowy,
   
• formy i metody inwentaryzacji,
   
• terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji,
   
• etapy inwentaryzacji (czynności przygotowawcze, czynności właściwe, czynności rozliczeniowe, czynności poinwentaryzacyjne),
   
• kompetencje organów i osób powołanych do wykonania czynności inwentaryzacyjnych,
   
• powołanie i określenie zadań komisji inwentaryzacyjnej,
   
• zasady przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów,
   
• uproszczenia inwentaryzacji stosowane w jednostce,
   
• zasady ustalenia, weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.