Zestawienie zbiorcze spisów z natury środków trwałych

W jakiej wartości wykazywać środki trwałe w arkuszu spisu z natury? Czy zespoły spisowe mogą dysponować dokumentacją środków trwałych?

Na arkuszach spisu z natury środków trwałych zespoły spisowe w czasie inwentaryzacji nie wpisują wartości środków trwałych, ponieważ nie dysponują takimi informacjami. Wyceny spisanych środków trwałych dokonują w późniejszym terminie pracownicy działu księgowości.

Należy podkreślić, że w trakcie spisu z natury nie ustala się na nowo wartości początkowej środków trwałych, nie dokonuje oceny stopnia zużycia spisywanych obiektów, jak również nie koryguje się ich wartości o umorzenie. Zasadniczo komisja spisowa, która dokonuje spisu z natury środków trwałych nie wpisuje w arkusze wartości środków trwałych. Informacjami tymi dysponuje dział księgowości. W czasie spisu środków trwałych zespół spisowy wypełnia wszystkie pozycje i kolumny arkuszy spisowych, z wyjątkiem ceny i wartości. Wyceny spisu dokonuje bowiem w późniejszym czasie pracownik księgowości (dane dotyczące ceny i wartości wprowadza się do arkuszy w przypadku inwentaryzacji towarów w detalu i gastronomii ewidencjonowanych wartościowo).

Wycenę zinwentaryzowanych składników aktywów można ująć na arkuszach spisowych lub w zestawieniach zbiorczych spisów z natury (pod warunkiem jednak, że w tych zestawieniach ujęte będą wszystkie spisane składniki majątku z określeniem ich ilości, ceny i wartości). Przeprowadza się ją w wartościach początkowych, tj. w cenie nabycia, koszcie wytworzenia, bądź po aktualizacji wyceny środków trwałych. Taka wycena umożliwia szybkie uzgodnienie w ewidencji księgowej konta 01 "Środki trwałe" z wynikami spisu z natury.

Spis z natury środków trwałych przeprowadzają zespoły spisowe w obecności osób odpowiedzialnych materialnie, w terminach określonych w planie inwentaryzacji dla poszczególnych rejonów spisowych. Osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane są przygotować do inwentaryzacji rejony spisowe i znajdujące się w nich składniki, a także uczestniczyć w spisie. Wskazane jest by osoby przeprowadzające spis z natury oraz kontrolujące ten spis były poinformowane ustnie bądź pisemnie, jak mają wykonać przydzielone im zadania.

W odniesieniu do spisu z natury środków trwałych wskazane jest niekiedy wyposażenie zespołów spisowych w dane księgowe o inwentaryzowanych obiektach, na przykład w tzw. karty obiektów, czy też dokumentację techniczną dotyczącą planów budynków, budowli, opisy techniczne maszyn i urządzeń i inne. Zespoły spisowe nie posiadając takich informacji nie mogą bowiem stwierdzić, czy aktualny stan obiektu jest zgodny z przedstawioną dokumentacją. Ustalenie danych wyłącznie na podstawie spisu z natury, nie dysponując rysunkami, planami (budynków), kartami obiektów może być obciążone wieloma błędami. Z drugiej jednak strony udostępnienie zespołowi spisowemu danych ewidencji środków trwałych stwarza ryzyko pominięcia (nieujawnienia) przez te zespoły niefigurujących w ewidencji obiektów lub ryzyko nieujawnienia (pominięcia) zmian dokonanych w danym obiekcie, które wynikają ze spisu z natury, a nie zostały ujęte np. w karcie środka trwałego. Podczas spisu z natury powinno nastąpić uzupełnienie brakujących danych, bądź ujawnienie niefigurującego w ewidencji środka trwałego.

Przykład

I. Założenia:

1. W spółce z o.o. "Spedycja" przeprowadza się spis z natury środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym raz w ciągu 4 lat. Zgodnie z harmonogramem spis z natury środków trwałych przeprowadzono 31 października 2020 r
    .
2. W instrukcji inwentaryzacyjnej przyjęto, że wyceny spisywanych z natury środków trwałych dział księgowości dokonuje na zestawieniu zbiorczym spisów z natury.

II. Fragment zestawienia zbiorczego spisów z natury środków trwałych:

Dział księgowości porównuje wyniki spisu z natury środków trwałych z posiadaną ewidencją analityczną tych składników, tj. kartami obiektów, księgą inwentarzową. Umożliwia to ustalenie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych, czyli nadwyżki lub niedoboru.