Ewidencja składki na ubezpieczenie firmowych aut

Do nowo rozpoczętej w formie spółki z o.o. działalności usługowej, polegającej na świadczeniu usług reklamowych, zakupiono 2 samochody osobowe, które wprowadzono do ewidencji środków trwałych. W listopadzie 2020 r. do pojazdów tych wykupiono ubezpieczenie OC i AC na okres od listopada 2020 r. do października 2021 r. Koszty są ujmowane tylko na kontach zespołu 4. Czy składka ubezpieczeniowa może zostać jednorazowo odniesiona w ciężar kosztów w dacie zawarcia polisy, tj. w listopadzie 2020 r.?

Z racji tego, że koszt ubezpieczenia odnosi się do różnych okresów sprawozdawczych, tj. 2020 r. i 2021 r., należy przyporządkować go proporcjonalnie do okresów (czyli lat), których dotyczy.

Dla celów bilansowych koszty ubezpieczenia firmowego majątku, np. środków trwałych, zalicza się do kosztów działalności operacyjnej jednostki. Odnoszą się one najczęściej do przyszłych okresów sprawozdawczych (np. 2 lat obrotowych). Z tego względu podlegają rozliczeniu w czasie stosownie do art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

W ewidencji księgowej koszty ubezpieczenia, które rozlicza się w czasie, ujmuje się na podstawie polisy generalnie w ciężar kosztów operacyjnych i jednocześnie na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Wielkość z konta 64-0 podlega następnie rozliczeniu do okresów, których dotyczy zgodnie z zasadami wynikającymi z zasad (polityki) rachunkowości danej jednostki.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu ubezpieczenie OC i AC pojazdów stanowiących środki trwałe zostało wykupione na okres 1 roku od listopada 2020 r. do października 2021 r. Wartość składki ubezpieczeniowej należy więc przyporządkować proporcjonalnie do 2020 r. i 2021 r. Można ją rozliczać w okresach miesięcznych, dzieląc kwotę składki na liczbę miesięcy, na jakie została zawarta polisa. Można również zastosować uproszczenie pod warunkiem, że nie wywiera ono istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego spółki (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości). W ramach uproszczeń można bowiem przyporządkować jednorazowo do danego okresu sprawozdawczego całość kosztów dotyczących tego okresu. W przypadku polisy ubezpieczeniowej koszt odnoszący się do danego roku rozlicza się pod datą zawarcia polisy, a dotyczący roku następnego (lat następnych) - w styczniu roku następnego (lat następnych). W omawianej sytuacji część składki przypadająca na 2020 r. może zatem zostać zaliczona do kosztów w listopadzie br., natomiast część za 2021 r. - w styczniu 2021 r. (przykład).

W księgach rachunkowych spółki wartość składki ubezpieczeniowej można zaewidencjonować w listopadzie 2020 r. na podstawie polisy zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe - ubezpieczenia majątkowe),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki"

oraz równolegle

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Następnie zapis związany z przyporządkowaniem składki do okresów, których dotyczy, może być następujący: Wn konto 49, Ma konto 64-0.

Przykład Założenia W listopadzie 2020 r. jednostka prowadząca działalność usługową zawarła umowę ubezpieczenia OC i AC pojazdów zaliczonych do środków trwałych. Polisa dotyczy okresu od listopada 2020 r. do października 2021 r., a składka wynosi 3.600 zł.   Składka jest rozliczana w czasie i przyporządkowywana jednorazowo do roku, którego dotyczy (zgodnie z polityką rachunkowości). Koszty są ujmowane tylko w zespole 4. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Polisa dotycząca ubezpieczenia majątku: 3.600 zł 40 24 oraz równolegle 3.600 zł 64-0 49 2. PK - rozliczenie kosztów przypadających na 2020 r.: (3.600 zł : 12 m-cy) × 2 m-ce 600 zł 49 64-0 Księgowania W styczniu 2021 r. jednostka odniesie do kosztów wartość składki przypadającą na 2021 r. w wysokości 3.000 zł, tj. (3.600 zł : 12 m-cy) × 10 m-cy (zapisem: Wn konto 49, Ma konto 64-0).