Ujęcie księgowe wydatków na zakup paliwa do samochodu osobowego

Posiadamy samochód osobowy, który stanowi nasz środek trwały. Kupujemy do niego paliwo. Z faktur potwierdzających te nabycia możemy odliczyć 50% VAT, gdyż nie prowadzimy dla tego auta ewidencji przebiegu pojazdu. Czy wartość VAT w części niepodlegającej odliczeniu powinna być księgowana na konto kosztowe w zespole 4 jako podatki i opłaty? W jaki sposób powinniśmy obliczać kwotę mogącą stanowić koszt uzyskania przychodów w limicie 75%, aby prawidłowo wprowadzić go do ksiąg jako KUP i NKUP?

Kwota VAT, która nie podlega odliczeniu, powinna zostać odniesiona łącznie z wartością netto zakupionego paliwa do kosztów działalności operacyjnej. Nie księguje się jej odrębnie w zespole 4 jako podatki i opłaty.

Przepisy o podatku dochodowym limitują wydatki dotyczące używania samochodu osobowego, w tym wydatki na zakup paliwa, które można zaliczyć do kosztów podatkowych. Na mocy art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop (Dz. U. z 2020 r. poz. 1406 ze zm.) i art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej, jeżeli samochód ten jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Samochód taki jest uznawany za używany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą generalnie wtedy, gdy podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w przepisach ustawy o VAT, chyba że nie jest on, na podstawie przepisów ustawy o VAT, zobowiązany do jej prowadzenia (art. 16 ust. 5f-5g ustawy o pdop i art. 23 ust. 5f-5g ustawy o pdof).

Jeżeli zatem firmowy samochód osobowy jest wykorzystywany jednocześnie do celów działalności gospodarczej i potrzeb prywatnych (czyli tzw. celów mieszanych), w kosztach podatkowych można uwzględnić wyłącznie 75% wydatków poniesionych w związku z jego używaniem. Ograniczenie to obejmuje także kwotę VAT naliczonego, która zgodnie z przepisami o VAT nie podlega odliczeniu (art. 16 ust. 5a ustawy o pdop i art. 23 ust. 5a ustawy o pdof). Do limitowanych kosztów eksploatacji samochodu osobowego można zaliczyć m.in. koszty paliwa, części zamiennych, w tym nowych opon (letnich i zimowych), usług naprawy, płynu do spryskiwaczy, płynu hamulcowego, usług wymiany oleju, klocków hamulcowych, mycia pojazdu czy okresowych badań technicznych.

Niezależnie od rozwiązań podatkowych, dla celów bilansowych wydatki poniesione na eksploatację samochodu osobowego zaliczonego do środków trwałych odnosi się w ciężar kosztów operacyjnych w pełnej poniesionej wysokości. Ważne jest przy tym, że jeśli danemu podmiotowi przysługuje odliczenie tylko 50% VAT, to w kosztach bilansowych ujmuje on również tę część VAT, która nie podlega odliczeniu. Jest ona łącznie z kwotą netto danego kosztu, np. nabytego paliwa czy zakupionej usługi mycia pojazdu, ewidencjonowana na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii lub Usługi obce) lub koncie w zespole 5.

Jeśli wynika to z potrzeb danej jednostki, może ona zapisać w zakładowym planie kont, stanowiącym składową zasad (polityki) rachunkowości, że w ewidencji analitycznej prowadzonej do kont kosztów wyodrębnia się wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów jako KUP i niestanowiące kosztów uzyskania przychodów jako NKUP (nie jest to obowiązkowe). Aby prawidłowo zaewidencjonować koszt paliwa w księgach rachunkowych na kontach KUP i NKUP, Czytelnicy do kwoty netto wydatku na paliwo powinni w pierwszej kolejności doliczyć kwotę VAT, która nie podlega odliczeniu, a następnie od uzyskanej wielkości obliczyć 75% wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów (przykład).

Przykład Założenia Jednostka otrzymała fakturę za zakup paliwa do samochodu osobowego (stanowiącego środek trwały) na kwotę brutto 295,20 zł (w tym VAT 55,20 zł i wartość netto 240 zł). Pojazd służy działalności gospodarczej i celom prywatnym, więc z faktury za paliwo odliczono 50% VAT naliczonego w kwocie 27,60 zł, tj. 55,20 zł × 50%.   Do kosztów podatkowych jednostka może zaliczyć 200,70 zł, tj. (240 zł + 27,60 zł) × 75%. Pozostała kwota 66,90 zł, tj. 267,60 zł - 200,70 zł, nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.   Jednostka nie wykorzystuje konta 30 "Rozliczenie zakupu", a koszty działalności operacyjnej księguje tylko w zespole 4. W ewidencji analitycznej do tych kont wyodrębniła koszty KUP i NKUP. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Faktura za zakup paliwa:    a) wartość zobowiązania brutto 295,20 zł 21    b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 27,60 zł 22-2    c) wartość paliwa z VAT stanowiąca KUP 200,70 zł 40    d) wartość paliwa z VAT niestanowiąca KUP 66,90 zł 40 Księgowania