Prowadzenie ewidencji magazynowej a spis z natury

Rozpoczynamy prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Czy wraz z księgą musimy prowadzić ewidencję magazynową materiałów, towarów i wyrobów? Czy wpływa ona na spis z natury?

Przy prowadzeniu księgi podatkowej podatnik nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji magazynowej. Nie przewidują tego przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podatnicy prowadzący księgę zakup towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych ujmują bezpośrednio w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". Podobnie jest z kosztami składającymi się na koszt wytworzenia wyrobów gotowych - księguje się je bezpośrednio w odpowiednich kolumnach księgi (np. 10, 12 "Wynagrodzenia w gotówce i w naturze", 13 "Pozostałe wydatki"). Materiały, towary, wyroby gotowe, półprodukty, produkcja w toku, braki i odpady zasadniczo nie są odrębnie ewidencjonowane w sposób pozwalający określić ich aktualną ilość i wartość. Te dane podatnik ustala sporządzając spis z natury np. na koniec każdego roku podatkowego (§ 24-§ 26 rozporządzenia). Materiały i towary wycenia się według cen ich zakupu lub nabycia, albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Z kolei wyroby gotowe wycenia się według kosztu wytworzenia.

Jednak podatnicy prowadzący księgę mogą dobrowolnie zaprowadzić ewidencję magazynową. Wtedy sporządzając spis z natury, można porównać stan ewidencyjny ze stanem faktycznym wynikającym ze spisu z natury i stwierdzić, czy powstały różnice inwentaryzacyjne (nadwyżki ponad stan magazynowy lub niedobory). Wynik postępowania wyjaśniającego w sprawie różnic wpłynie na sposób dokonania korekt w ewidencji magazynowej i sposób ujęcia tych różnic w księdze podatkowej.

Rozliczając ustalone różnice inwentaryzacyjne, należy najpierw wykluczyć, że mają one charakter pozorny, tzn. że powstały wskutek pomyłek popełnionych w ewidencji magazynowej przy dokonywaniu zapisów dotyczących przychodów i rozchodów towarów. Takie różnice nie są ujmowane w księdze, należy tylko skorygować błędne zapisy w ewidencji magazynowej.

Jeśli faktycznie powstały niedobory towarów, mogą one stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem że są niezawinione, czyli nie powstały w wyniku braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika. W takim przypadku wyksięgowuje się wartość niedoboru towarów w cenach zakupu z kolumny 10 księgi (kolorem czerwonym lub ze znakiem minus) i wpisuje do kolumny 13. Z kolei jeżeli niedobór byłby zawiniony, jego wartość nie może stanowić kosztu podatkowego. Należy wówczas wyksięgować ją z kolumny 10 (kolorem czerwonym lub znakiem minus) i nie ujmować w żadnej innej kolumnie księgi.

Faktyczne nadwyżki towarów stanowią przychód podatkowy ujmowany w kolumnie 8 księgi "Pozostałe przychody".

W przypadku gdy podczas spisu ustalono niedobory i nadwyżki towarów podobnego asortymentu, istnieje możliwość skompensowania niedoborów niezawinionych z nadwyżkami. Ujęciu w księdze podlegają wtedy pozostałe po kompensacie różnice (niedobory lub nadwyżki).