Wybór metody ewidencjonowania kosztów w księdze

Ewidencji kosztów w księdze podatkowej dokonuje się zgodnie z wybraną przez podatnika metodą. Są dwie metody do wyboru:

• uproszczona, określona w art. 22 ust. 4 ustawy o pdof (zakłada ona, że koszty uzyskania przychodów księguje się w dacie poniesienia, tj. zasadniczo w dacie wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu - art. 22 ust. 6b ustawy o pdof), lub
• memoriałowa, określona w art. 22 ust. 5-5c i 6 ustawy o pdof (wynika z niej, że koszty bezpośrednio związane z przychodami księguje się zasadniczo w momencie osiągnięcia odpowiadających im przychodów, a koszty pośrednie ujmuje się w dacie ich poniesienia, chyba że dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku - wówczas rozlicza się je proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą).

Przyjętą metodę należy stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy.

Zdarza się, że podatnik rozpocznie prowadzenie księgi podatkowej według metody memoriałowej, ale po pewnym czasie chce dokonać jej zmiany na uproszczoną. Mogą też być sytuacje odwrotne. Przepisy ustawy o pdof nie regulują wprost kwestii zmiany metody ewidencji kosztów w księdze podatkowej, nie formułują też generalnego zakazu dokonywania takiej zmiany. Ale wynika z nich, że wybór metody potrącania kosztów uzyskania przychodów wiąże podatnika przez cały rok podatkowy, co oznacza, że ewentualnej zmiany nie można dokonać w trakcie roku. Dlatego przyjmuje się, że można zmienić metodę ujmowania kosztów w księdze podatkowej, ale wyłącznie od nowego roku podatkowego, tj. od 1 stycznia. Przykładowo podatnicy, którzy w 2020 r. ewidencjonowali koszty według metody memoriałowej, mogą ją zmienić na metodę uproszczoną z dniem 1 stycznia 2021 r. W przypadku zmiany metody ewidencjonowania kosztów w księdze należy mieć na względzie, żeby prawidłowo rozliczyć w rachunku podatkowym koszty uzyskania przychodów poniesione na przełomie roku. Dokonując zmiany metody z memoriałowej na uproszczoną, trzeba np. pamiętać, by koszty pośrednie, które pozostały do rozliczenia w 2021 r., ująć w księdze pod datą 1 stycznia 2021 r.

Wybór metody ewidencji kosztów w księdze ani jej późniejsze zmiany nie podlegają zgłoszeniu do urzędu skarbowego.