Archiwizacja dowodów wpisanych do księgi

Prowadzoną przeze mnie działalność gospodarczą rozliczam na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Księgi za które lata mogę zlikwidować w 2021 r.?

Obowiązek przechowywania przez podatnika prowadzącego księgi podatkowe tych ksiąg i dokumentów związanych z ich prowadzeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wynika z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej. Za księgi podatkowe uważa się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci. Zobowiązanie podatkowe ulega przedawnieniu z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za rok, którego dotyczy księga (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Trzeba jednak pamiętać, że okres obowiązkowego przechowywania księgi może być dłuższy niż 5 lat. Przyczyny, na skutek których bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego ulega wydłużeniu, zostały określone w art. 70 § 2-8 i art. 70a Ordynacji podatkowej.

Ponieważ podatnik był zobowiązany do uregulowania podatku dochodowego za 2014 r. do dnia 30 kwietnia 2015 r., to z końcem 2020 r. minął termin obowiązkowego przechowywania księgi podatkowej za 2014 r. Zatem przedsiębiorca w 2021 r. powinien przechowywać księgi podatkowe za okres rozpoczynający się od 2015 r. Może więc zlikwidować podatkową księgę przychodów i rozchodów za 2014 r. i za lata wcześniejsze, pod warunkiem jednak, że w jego przypadku bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie został wydłużony.

Trzeba mieć na uwadze, że obowiązek dłuższego przechowywania dokumentów związanych z prowadzeniem księgi podatkowej może także wynikać z innych przepisów. Przykładowo, listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dowody, które są niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, należy przechowywać zasadniczo przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (art. 125a ust. 4 i ust. 4a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - Dz. U. z 2020 r. poz. 53 ze zm.).