Zasady dokonywania zapisów w księdze

Rozpoczynamy prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Czy możemy dokonywać zapisów w księdze na koniec miesiąca, czy musimy sukcesywnie, w momencie pojawiania się zdarzeń podlegających ewidencji?

Przedsiębiorcy prowadzący księgę podatkową we własnym zakresie mogą dokonywać w niej zapisów:

• bieżąco, tj. każdego dnia, lub
• chronologicznie, nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Dokonując zapisów w księdze na bieżąco, generalnie zapisy należy uzupełniać każdego dnia. Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych trzeba wtedy wpisywać do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o pdof. Stanowi o tym § 16 rozporządzenia. Przychody ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług można wówczas wpisywać do księgi jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym (§ 18 ust. 1-3 i § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów) lub na koniec miesiąca (§ 18 ust. 5, § 19 ust. 2 i § 20 rozporządzenia).

Stosując drugi z wymienionych sposobów, czyli zasady przewidziane dla biur rachunkowych, zapisów w księdze dokonuje się w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Podatnicy mogą stosować tę metodę, jeśli równocześnie prowadzą ewidencję sprzedaży, o której mowa w § 7 ust. 1 rozporządzenia. Warunek ten nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących sprzedaż za pośrednictwem kas rejestrujących oraz dokumentujących sprzedaż jedynie fakturami. W myśl § 27 ust. 1 rozporządzenia, w razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, o których mowa w § 11-15 rozporządzenia, oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji sprzedaży, o której mowa w § 7 ust. 1 rozporządzenia, lub danych wynikających z miesięcznych raportów fiskalnych skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu, o których mowa w § 19 ust. 2 rozporządzenia. Co prawda w § 27 ust. 1 rozporządzenia nie odniesiono się do § 20 rozporządzenia, mówiącego o ujmowaniu przychodów na podstawie ewidencji sprzedaży prowadzonej dla potrzeb VAT, jednak na podstawie § 20 rozporządzenia dopuszczalne jest dokonanie zbiorczych zapisów dotyczących przychodów, także w sytuacji prowadzenia u podatnika takiej ewidencji.