Sposób numeracji zapisów w księdze

Zasady związane z dokonywaniem i dokumentowaniem zapisów w księdze podatkowej zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Z pkt 2 objaśnień stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia wynika, że kolumna 1 "Lp." służy do ujmowania kolejnych numerów zapisów dokonanych w księdze. Następnie każdemu dowodowi wprowadzonemu do księgi nadaje się numer pozycji, pod którą został dokonany zapis.

W rozporządzeniu nie wskazano, w jaki sposób należy numerować zapisy i dowody księgowe. Podatnicy muszą zatem samodzielnie ustalić własny system numerowania. W praktyce numeracja może być prowadzona w systemie miesięcznym lub rocznym. Ważne jest przy tym, aby - niezależnie od wybranego sposobu numeracji - zapisy i dowody księgowe były numerowane po kolei. Trzeba pamiętać, że każdemu z nich nadaje się niepowtarzalny numer, dzięki któremu dany zapis i dowód można jednoznacznie zidentyfikować. Wybrany sposób numerowania zapisów w księdze podatnicy powinni kontynuować przez cały rok podatkowy.

Przy numeracji rocznej zapisy i dowody w księdze podatkowej są numerowane narastająco od początku roku. Polega to na tym, że od dnia 1 stycznia danego roku (gdy działalność jest kontynuowana) lub od dnia rozpoczęcia działalności nadaje się zapisom i dowodom księgowym numery począwszy od cyfry 1 i dalej kolejne numery - aż do końca roku podatkowego lub do dnia likwidacji działalności.

W przypadku numeracji miesięcznej jest ona dokonywana osobno dla każdego miesiąca. W każdym miesiącu zapisy i dowody oznacza się numerem, rozpoczynając od cyfry 1. Wskazane jest, aby przy tym rozwiązaniu wprowadzić rozróżnienie numeracji pozycji w poszczególnych miesiącach, tak aby numery nie powtarzały się. Przykładowo wpisowi numeru można nadać oznaczenie miesiąca - w styczniu będzie to 01/01, 02/01... n/01, w lutym 01/02, 02/02... n/02 itd.

Przepisy ustawy o pdof ani rozporządzenia nie zabraniają zmiany systemu numerowania dowodów w księdze (przejście z numeracji rocznej na miesięczną lub odwrotnie). Zmiana ta powinna jednak zostać wprowadzona dopiero od nowego roku podatkowego.