Nieodpłatne przekazanie towarów a zapisy w księgach rachunkowych

Jednemu z kontrahentów przekazaliśmy w darowiźnie towary. W naszej jednostce towary ujmowane są w magazynie w stałych cenach ewidencyjnych ustalonych na poziomie ceny sprzedaży brutto. Jak ująć w księgach wartość darowanych towarów, gdy przy ich zakupie odliczyliśmy VAT naliczony?

Wartość darowanych towarów w cenie zakupu (nabycia) oraz VAT należny wykazany od tej darowizny należy zaliczyć do pozostałych kosztów operacyjnych.

Koszty i przychody związane z darowizną jako pośrednio dotyczące działalności operacyjnej jednostki należy ujmować w księgach w sposób określony w art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. h) ustawy o rachunkowości. W świetle tego przepisu do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych zalicza się koszty i przychody związane m.in. z przekazaniem lub otrzymaniem nieodpłatnie, np. w drodze darowizny, aktywów, w tym także środków pieniężnych. W przypadku nieodpłatnego przekazania składnika majątku jego wartość księguje się u darczyńcy na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne".

Jeśli, tak jak w omawianym przypadku, towary są objęte ewidencją magazynową, ich wyksięgowanie na podstawie dowodu "WZ - Wydanie na zewnątrz" w związku z dokonaną darowizną można zewidencjonować zapisem:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 33 "Towary".

Gdy towary ujmowane są w cenach sprzedaży brutto, tj. w cenach ewidencyjnych różniących się od ceny zakupu (nabycia), konieczne jest dodatkowo wyksięgowanie kredytowych odchyleń od cen ewidencyjnych z tytułu marży i z tytułu VAT w części przypadającej na darowane towary. Zapis z tym związany może być następujący:

a) odchylenia z tytułu marży

- Wn konto 34-2 "Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów" (w analityce: Odchylenia z tytułu marży),

- Ma konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

b) odchylenia z tytułu VAT

- Wn konto 34-2 "Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów" (w analityce: Odchylenia z tytułu VAT),

- Ma konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne".

W sytuacji gdy darczyńca zobligowany jest rozliczyć VAT należny od dokonanej darowizny, kwotę tego podatku odnosi się - analogicznie jak wartość darowanych towarów - do pozostałych kosztów operacyjnych. Podstawą naliczenia VAT jest cena nabycia towarów (art. 29a ust. 2 ustawy o VAT - Dz. U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.). W księgach rachunkowych naliczenie VAT należnego można ewidencjonować następująco:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego".

Przykład Założenia W marcu 2021 r. jednostka przekazała kontrahentowi w formie darowizny towary handlowe ewidencjonowane w cenach sprzedaży brutto. Wartość przekazanych towarów wynosiła 5.904 zł, a przypadające na te towary odchylenia wyniosły odpowiednio z tytułu marży 800 zł i z tytułu VAT 1.104 zł. Cena zakupu towarów wynosiła 4.000 zł.  Z racji tego, że jednostka przy zakupie towarów odliczyła VAT naliczony, w momencie przekazania towarów zobowiązana jest do wykazania VAT należnego. Wyniósł on 920 zł, tj. 4.000 zł × 23%. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. WZ - wyksięgowanie wydanych z magazynu w formie darowizny towarów: 5.904 zł 76-1 33 2. PK - rozliczenie odchyleń od cen ewidencyjnych towarów:          a) z tytułu marży 800 zł 34-2 76-1    b) z tytułu VAT 1.104 zł 34-2 76-1 3. PK - naliczenie VAT należnego z tytułu nieodpłatnego przekazania towarów: 920 zł 76-1 22-1 Księgowania