Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych

W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy powinno nastąpić ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych (art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Warto zwrócić uwagę, że w literaturze przedmiotu zamknięcie ksiąg rachunkowych, na podstawie którego sporządza się sprawozdanie finansowe, nazywane jest "wstępnym zamknięciem ksiąg" w celu odróżnienia od ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych następującego po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, o którym mowa w art. 12 ust. 4 ustawy. Ostateczne zamknięcie ksiąg polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi (art. 12 ust. 5 ustawy). W sytuacji gdy nie wystąpią żadne zdarzenia po dniu bilansowym wymagające otwarcia wstępnie zamkniętych ksiąg i sporządzenia na nowo sprawozdania finansowego, data sporządzenia sprawozdania pozostaje bez zmian i stan wstępnie zamkniętych ksiąg równy jest stanowi ksiąg ostatecznie zamkniętych.

Jednak gdyby po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy. Powinna też powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał (art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Gdyby jednostka uzyskała informacje o takich zdarzeniach po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, to skutki tych zdarzeń musi ująć w księgach roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała (art. 54 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Faktyczna data zatwierdzenia sprawozdania finansowego wyznacza koniec możliwości wprowadzania do sprawozdania finansowego i zamkniętych ksiąg rachunkowych jakichkolwiek zmian. W ciągu 15 dni od tej daty jednostka ma czas na dokonanie blokady możliwości dokonywania zapisów w zamkniętych księgach i na przygotowanie ich do archiwizacji.