Przechowywanie sprawozdań finansowych i ksiąg

Obecnie do prowadzenia ksiąg rachunkowych powszechnie stosowany jest komputer. Prowadząc księgi rachunkowe przy użyciu komputera, ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych i na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej. Poza tym systematycznie należy tworzyć rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. Jednostka zobowiązana jest także do zapewnienia ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. Stanowi o tym art. 71 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości.

Jeśli jednostka spełni wymienione wyżej warunki, to jej księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych. W przypadku gdy wymagania te nie są spełnione, księgi rachunkowe trzeba wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego (art. 72 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych należy oznaczyć określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Przechowywanie danych w ten sposób możliwe jest pod warunkiem, że jednostka posiada urządzenia pozwalające na odtworzenie dowodów w postaci wydruku - o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych. Jednak przechowywać w ten sposób nie można dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki. Tak wynika z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Okres przechowywania zbiorów jednostki oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Terminy przechowywania dokumentów księgowych wynikające z art. 74 ustawy o rachunkowości zostały przedstawione w ramce.

Ustalając termin przechowywania dokumentów, oprócz ustawy o rachunkowości, trzeba mieć na uwadze również inne przepisy, w tym m.in. Ordynację podatkową (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.). Zgodnie z art. 86 § 1 tej ustawy podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Zatem ze względu na to, że termin płatności podatku za dany rok obrotowy przypada w następnym roku (np. za 2020 r. w 2021 r.), to okres przechowywania dokumentów księgowych dla celów podatkowych jest o rok dłuższy niż dla celów bilansowych. Wydłużenie terminu przechowywania dokumentacji może nastąpić w wyniku zawieszenia lub przerwania terminu przedawnienia (art. 70-71 Ordynacji podatkowej).