Podstawa przeksięgowania wyniku finansowego do rozliczenia

Jesteśmy spółką z o.o. W związku z pandemią COVID-19 nasze sprawozdanie finansowe za 2020 r. zostało sporządzone w odroczonym terminie, tj. na koniec maja 2021 r. W dniu 1 czerwca 2021 r. zostało ono zatwierdzone przez zwyczajne zgromadzenie wspólników. Czy fakt zatwierdzenia sprawozdania daje możliwość przeksięgowania do rozliczenia wynikającego z niego wyniku finansowego? Jakich zapisów należy dokonać w księgach rachunkowych w związku z zatwierdzeniem sprawozdania i w oparciu o jaki dowód księgowy?

Wynik finansowy dotyczący 2020 r. podlega przeksięgowaniu do rozliczenia pod datą zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2020 r. Operacja ta może zostać zaewidencjonowana na podstawie dowodu "PK - Polecenie księgowania".

Sposób dokumentowania w księgach operacji przeksięgowania wyniku finansowego do rozliczenia nie został w ustawie o rachunkowości unormowany. Jednostki powinny zatem we własnym zakresie przyjąć, na podstawie jakiego dowodu księgowego dokonują tej operacji. W praktyce jednostki najczęściej na tę okoliczność wystawiają dowód "PK - Polecenie księgowania". Jest to tzw. dowód wewnętrzny, określony w art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który przeznaczony jest do potwierdzania operacji dokonywanych wewnątrz jednostki.

Dowód PK jest szczególnym rodzajem dokumentu wewnętrznego. Jako podstawa jego sporządzenia służą bowiem inne dowody źródłowe dokumentujące operacje gospodarcze występujące w jednostce. Dokument ten sam w sobie nie odzwierciedla przeprowadzonej operacji gospodarczej. Jest on wystawiany tylko w celu dokonania zapisu księgowego. Często można go wygenerować automatycznie z programu księgowego. W razie przeksięgowywania wyniku finansowego do rozliczenia jest on sporządzany w oparciu o uchwałę o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego.

Dokument PK wystawia dział księgowości. Trzeba w nim zawrzeć m.in. datę jego sporządzenia oraz wskazanie daty, pod którą należy dokonać księgowania, dowód, na podstawie którego dokonuje się księgowania, krótką treść odzwierciedlającą i uzasadniającą zapis księgowy, symbol i stronę konta księgowego, na którym księgowana jest wartość operacji, kwoty i sumy odzwierciedlające obroty na wskazanych kontach.

Druk "PK - Polecenie księgowania" dostępny jest w serwisie druki.gofin.pl, w dziale Rachunkowość.
 

Przykład Zwyczajne zgromadzenie wspólników REMI spółki z o.o. w dniu 1 czerwca 2021 r. podjęło uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2020 r. Wynika z niego, że w 2020 r. spółka osiągnęła zysk netto w wysokości 26.770 zł. Na podstawie podjętej uchwały został sporządzony następujący dowód PK (w celu przeksięgowania wyniku finansowego do rozliczenia):