Weryfikacja rozliczeń międzyokresowych kosztów

Nasza jednostka przeprowadziła inwentaryzację czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. W wyniku tych czynności okazało się, że na koncie 64-0 figuruje nierozliczona kwota ubezpieczenia budynku, którego nie ma już w naszej ewidencji. Jak rozliczyć tę kwotę? Ewidencję kosztów prowadzimy wyłącznie na kontach zespołu 4 oraz sporządzamy porównawczy rachunek zysków i strat.

Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów nie zostały odrębnie zdefiniowane w ustawie o rachunkowości. Stosuje się więc w odniesieniu do nich ogólną definicję aktywów, o której mowa w art. 3 ust. 1 pkt 12 ww. ustawy. Jak wynika z wymienionego przepisu, przez aktywa rozumie się kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Z kolei, stosownie do treści art. 28 ust. 1 pkt 10 ustawy o rachunkowości, pozostałe aktywa i pasywa (w tym również czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów) wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w wartości nominalnej. Zatem poszczególne pozycje czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów należy zweryfikować nie rzadziej niż raz w roku, sprawdzając czy jednostka:

• posiada nad nimi kontrolę, tj. czy jest uprawniona do osiągania przyszłych korzyści ekonomicznych, posiada tytuł prawny do korzystania z nich (polisa, faktura, umowa),
• osiągnie dzięki nim w przyszłości korzyści ekonomiczne,
• potrafi wiarygodnie określić ich wartość.

Na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, jednostki dokonują inwentaryzacji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów według stanu na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Zwracamy przy tym uwagę, że inwentaryzację w drodze weryfikacji przeprowadza się na każdy dzień bilansowy. Co istotne, nie ma w tym przypadku zastosowania art. 26 ust. 3 pkt 1 ww. ustawy, umożliwiający rozpoczęcie inwentaryzacji niektórych aktywów nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a jej zakończenie do 15 dnia następnego roku. Inwentaryzacji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje dział księgowości. Weryfikacja rozliczeń międzyokresowych w ramach inwentaryzacji może polegać na:

• sprawdzeniu, czy zasadne jest rozliczanie poszczególnych kosztów w czasie,
• kontroli, czy koszty podlegające rozliczeniu w czasie spełniają definicję aktywów,
• przeanalizowaniu sald kont czynnych rozliczeń międzyokresowych, porównaniu z tabelami rozliczeń międzyokresowych sporządzanymi poza ewidencją księgową (jeśli jednostka takie sporządza), porównaniu z dokumentami źródłowymi w celu sprawdzenia poprawności ustalonych odpisów.

Jeśli w wyniku tych czynności ujawniono błędy lub rozbieżności, to zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości należy je wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze weryfikacji należy odpowiednio udokumentować, stawiając adnotacje na właściwych kontach oraz sporządzając protokół, z którego będzie wynikało, jakie salda zostały poddane weryfikacji i jakie w jej efekcie nastąpiły zmiany.

Inwentaryzacja może ujawnić tytuły czynnych rozliczeń międzyokresowych już nieaktualnych lub których rozliczanie w czasie lub odpowiednio do wielkości świadczeń nie znajduje dalej uzasadnienia. Takie czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów nie spełniają definicji aktywów i nie powinny widnieć w bilansie. Spisuje się je na dzień bilansowy zależnie od rodzaju działalności, której dotyczą, tzn. w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, jeśli dotyczą działalności operacyjnej lub kosztów finansowych, jeśli dotyczą działalności finansowej. W przypadku jednostek sporządzających rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym spisanie kosztów dotyczących działalności operacyjnej powinno przebiegać z zastosowaniem kont obrotów wewnętrznych.

Przykład

I. Założenia:

1. Na dzień bilansowy jednostka przeprowadziła inwentaryzację czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów w drodze weryfikacji. Okazało się, że na koncie czynnych rozliczeń międzyokresowych pozostaje nierozliczona kwota ubezpieczenia budynku stanowiącego środek trwały jednostki, który został sprzedany w listopadzie 2021 r. Pozostała do rozliczenia kwota wynosi: 1.400 zł.
2. Podjął decyzję o wyksięgowaniu kosztów ubezpieczenia budynku, który nie stanowi już własności jednostki w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.
3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 i sporządza rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym. Wyksięgowania polisy niespełniającej definicji aktywów dokonano z zastosowaniem konta 79-0 "Obroty wewnętrzne".

II. Dekretacja:

III. Księgowania: