Rozliczenie różnic poprzez kompensatę

Przepisy ustawy o rachunkowości nie precyzują sposobu rozliczania przez jednostkę różnic inwentaryzacyjnych, czyli sposobu oceny przyczyn ich powstania oraz zasad stosowanych przy podejmowaniu decyzji w sprawie pokrycia ich skutków finansowych. Decyzję o tym, w jaki sposób rozliczyć powstałe różnice inwentaryzacyjne, podejmuje kierownik jednostki w oparciu o przedstawioną mu dokumentację, wnioski komisji inwentaryzacyjnej oraz opisane przyczyny powstania każdej z nich. Przy czym zasady przeprowadzania inwentaryzacji oraz rozliczania różnic inwentaryzacyjnych jednostka powinna opisać w instrukcji inwentaryzacyjnej stanowiącej element polityki rachunkowości jednostki. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w drodze kompensaty jest uprawnieniem jednostki. Kompensata niedoboru z nadwyżkami opiera się na przypuszczeniu, że w wyniku występowania podobieństw w asortymentach (zbliżone rozmiary, podobne grubości) lub podobnych opakowań, w których te asortymenty się znajdują, w trakcie obrotu tymi zapasami mogła nastąpić ich zamiana. W efekcie powstaje jednocześnie niedobór jednego, a nadwyżka drugiego, podobnego do siebie asortymentu. Komisja inwentaryzacyjna, uwzględniając wyjaśnienia osoby odpowiedzialnej, może zaproponować rozliczenie nadwyżki jako kompensaty usprawiedliwionego niedoboru, jeżeli są spełnione jednocześnie określone warunki (por. pkt 105 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).

Przy ustalaniu kwoty podlegającej kompensacie stosuje się zasadę mniejszej ilości i niższej ceny. Oznacza to, że jeżeli niedobór i nadwyżka różnią się co do ilości, to wielkość niedoboru albo nadwyżki ustala się, biorąc pod uwagę mniejszą ilość. Jeżeli kompensowane składniki mają różne ceny, do wyceny kompensaty przyjmuje się cenę tego składnika, która jest niższa (por. pkt 106 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).

Kompensatę niedoboru z nadwyżkami stosuje się w odniesieniu do różnic inwentaryzacyjnych powstałych na rzeczowych aktywach obrotowych, tj. materiałach, towarach, wyrobach gotowych i półproduktach, które zostały uznane przez jednostkę za niezawinione. Oznacza to, że przyczyną powstania różnic są zdarzenia wykluczające odpowiedzialność materialną osób (osoby), którym tę odpowiedzialność w jednostce powierzono. Zwracamy przy tym uwagę, że nie jest możliwe dokonanie kompensaty niedoborów z nadwyżkami według przedstawionych powyżej zasad w odniesieniu do towarów, dla których jednostka prowadzi ewidencję wartościową. Przy tego rodzaju ewidencji różnice inwentaryzacyjne ustalane są wyłącznie wartościowo. Kompensaty różnic inwentaryzacyjnych można dokonać prowadząc ewidencję ilościowo-wartościową.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów według cen zakupu.
2. W wyniku spisu z natury stwierdzono w magazynie nadwyżkę 9 kg śrub M5 z płaskim łebkiem o średnicy 6 mm w cenie: 12 zł/kg (tj. 108 zł) i niedobór 8 kg śrub M5 z płaskim łebkiem o średnicy 8 mm w cenie: 15 zł/kg (tj. 120 zł).
3. Komisja inwentaryzacyjna podczas postępowania wyjaśniającego ustaliła, uznając wyjaśnienia osoby odpowiedzialnej, iż przyczyną różnic są prawdopodobnie pomyłki przy przyjmowaniu i wydawaniu śrub. W związku z tym, zaproponowano kompensatę niedoboru nadwyżką.
4. Ustalono kwotę kompensaty, stosując zasadę mniejszej ilości i niższej ceny:

a) mniejszy był niedobór: 8 kg,

b) niższa cena: 12 zł/kg,

c) kwota kompensaty: 8 kg × 12 zł/kg = 96 zł.

5. Po dokonaniu kompensaty nierozliczona część nadwyżki: 12 zł (tj. 108 zł - 96 zł) zostanie ujęta w pozostałych przychodach operacyjnych, a nierozliczona część niedoboru 24 zł (tj. 120 zł - 96 zł) obciąży pozostałe koszty operacyjne.
6. Propozycja kompensaty została zatwierdzona przez kierownika jednostki. Kompensatę zaksięgowano na podstawie protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: