Spis z natury zapasów odnoszonych w koszty w momencie zakupu

Prowadzimy małą rodzinną firmę usługową. W ciągu roku nie prowadzimy ewidencji materiałów nabywanych do wykonania świadczonych przez nas usług. Wiemy, że na koniec roku zobowiązani jesteśmy do przeprowadzenia spisu z natury i ujęcia wyników tego spisu w księgach rachunkowych. Jak powinniśmy wycenić materiały zawarte w spisie z natury?

W świetle art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, może podjąć decyzję o odpisywaniu w koszty wartości:

• materiałów i towarów na dzień ich zakupu,
• produktów gotowych w momencie ich wytworzenia.

Przy czym, odpisywanie ich wartości w koszty w momencie zakupu lub wytworzenia połączone jest z okresowym ustalaniem stanu tych składników aktywów, ich wyceną i korektą kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy. Ustawa o rachunkowości nie precyzuje jak często należy przeprowadzać korektę kosztów. Wskazuje jedynie datę graniczną, tj. nie później niż na dzień bilansowy. W praktyce jednostki mogą dla celów bilansowych przyjąć zasadę korekty kosztów raz na rok, raz na kwartał bądź nawet co miesiąc.

Przypominamy, że w jednostkach odpisujących wartość materiałów (towarów, wyrobów) na dzień ich zakupu (wytworzenia) spis tych składników połączony z ewentualną korektą kosztów sporządzony tylko na dzień bilansowy jest wystarczający dla celów bilansowych. Jednak dla celów podatkowych musi być on dokonywany z częstotliwością z jaką jednostka ustala i wpłaca zaliczki na podatek dochodowy.

Ustalenie stanu zapasów odbywa się na podstawie spisu z natury. W odniesieniu bowiem do zapasów, które w trakcie roku obrotowego nie są objęte bieżącą ewidencją, spis z natury przeprowadza się i wycenia w tym celu, by na jego podstawie skorygować koszty i wykazać pozostały zapas w księgach rachunkowych oraz rocznym sprawozdaniu finansowym. Czyli wypełnić obowiązek zapisany w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości.

Druki inwentaryzacyjne dostępne są w serwisie wzory druków i umów w zakładce Rachunkowość

Zwracamy przy tym uwagę, że w przypadku zapasów nieobjętych bieżącą ewidencją, spis z natury przeprowadza się zawsze w ostatnim dniu roku obrotowego. Wynika tak z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. W tej sytuacji nie znajduje bowiem zastosowania art. 26 ust. 3 pkt 1 ww. ustawy, w świetle którego termin i częstotliwość inwentaryzacji przyjmuje się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Z treści tego przepisu wyłączono produkty gotowe, produkty w toku, towary i materiały, do których stosuje się art. 17 ust. 2 pkt 4 ww. ustawy.

Sposób organizacji i przeprowadzania spisu z natury zapasów wyjaśnia stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów. Według tego stanowiska rozliczenie spisu z natury zapasów własnych obejmuje:

• wycenę poszczególnych składników zapasów objętych spisem z natury,
• porównanie wyników spisu z danymi bieżącej ewidencji księgowej i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,
• wyjaśnienie przyczyn różnic i zaproponowanie sposobu ich rozliczenia,
• dokonanie księgowań doprowadzających stany księgowe zapasów do stanów rzeczywistych, wynikających ze spisu z natury.

Przykład

I. Założenia:

1. Przedsiębiorstwo osoby fizycznej zajmującej się remontami i budową dachów odnosi zakupione materiały bezpośrednio w ciężar kosztów (ewidencja w układzie rodzajowym kosztów - zespół 4). Wycena pozostałości zapasu materiałów oraz związana z tą wyceną korekta kosztów następuje na koniec roku.
2. Zapas materiałów ustalony na podstawie spisu z natury na dzień kończący poprzedni rok obrotowy wynosił łącznie: 271 zł, w tym:

a) dachówki betonowe: 7 m2 × 17 zł/m2 = 119 zł,

b) dachówki ceramiczne: 4 m2 × 38 zł/m2 = 152 zł.

3. W grudniu 202X r. otrzymano od stałego dostawcy "ALFA" faktury za materiały:

4. Na podstawie spisu z natury przeprowadzonego 31 grudnia 202X r. ustalono, że dachówki betonowej pozostało: 11 m2 (w tym 2 m2 z 14.12.202X r. i 9 m2 z 20.12.202X r.), a dachówki ceramicznej pozostało: 8 m2 (w tym 3 m2 z 14.12.202X r. i 5 m2 z 20.12.202X r.).
5. Wycena zapasu materiałów według spisu z natury przebiega w jednostce na podstawie cen materiałów z ostatnich faktur zakupu przy zastosowaniu metody FIFO, tj. pierwsze przyszło, pierwsze wyszło:

a) dachówki betonowe: (9 m2 × 20 zł/m2) + (2 m2 × 19 zł/m2) = 218 zł,

b) dachówki ceramiczne: (5 m2 × 37 zł/m2) + (3 m2 × 35 zł/m2) = 290 zł.

Wartość zapasów materiałów na dzień bilansowy według spisu z natury wynosi łącznie: 218 zł + 290 zł = 508 zł.

6. Zmiana stanu zapasów materiałów (stan końcowy minus stan początkowy) podlegająca ujęciu w księgach rachunkowych wynosi: 508 zł - 271 zł = 237 zł.
7. W przykładzie pominięto kwestie VAT.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Uwaga: Korekty kosztów doprowadzającej stan zapasu materiałów do stanu zgodnego ze spisem z natury można również dokonać poprzez wyksięgowanie stanu początkowego z pierwszym dniem okresu sprawozdawczego, zapisem: Wn konto 40-1, Ma konto 31-1, w kwocie: 271 zł, i zaksięgowanie stanu końcowego, zapisem: Wn konto 31-1, Ma konto 40-1, w kwocie: 508 zł.