Terminy i metody inwentaryzacji środków trwałych

Księgi rachunkowe prowadzimy od stycznia 2021 r., więc w tym roku po raz pierwszy będziemy przeprowadzali inwentaryzację środków trwałych. W jakich terminach i jakimi metodami należy inwentaryzować środki trwałe?

Inwentaryzację środków trwałych w zależności od tego, jakiego rodzaju obiekt jest inwentaryzowany, można przeprowadzić drogą spisu z natury lub w drodze weryfikacji. Metody i terminy inwentaryzacji środków trwałych zaprezentowano w tabeli. Jak wynika z przepisów ustawy o rachunkowości, a także z pkt 10.11 KSR nr 11 "Środki trwałe" (Dz. Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105), inwentaryzację środków trwałych przeprowadza się:

1) drogą weryfikacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego - w przypadku gruntów, praw i obiektów trudno dostępnych oraz jeżeli przeprowadzenie spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe,

2) drogą spisu z natury raz na 4 lata w dowolnym dniu roku - w przypadku nieruchomości oraz znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie,

3) drogą spisu z natury na ostatni dzień każdego roku obrotowego - w pozostałych przypadkach.

Zasadniczo inwentaryzacji środków trwałych, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, dokonuje się na ostatni dzień roku obrotowego. Jednak, w oparciu o art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, jednostki mogą stosować uproszczenie dopuszczające jej rozpoczęcie nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do 15. dnia następnego roku. Wtedy ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Organizacja inwentaryzacji w IV kwartale roku pozwala uniknąć spiętrzenia prac inwentaryzacyjnych na koniec roku. Takiego ułatwienia nie można jednak stosować w przypadku środków trwałych podlegających weryfikacji, których inwentaryzacji dokonuje się według stanu na ostatni dzień roku obrotowego.

Trzeba zaznaczyć, że obce środki trwałe użytkowane przez jednostkę również podlegają inwentaryzacji. Informację o zweryfikowaniu ich stanów trzeba przekazać właścicielom (pkt 10.8 KSR nr 11). Przeprowadzając spis z natury obcych składników majątku, należy przeprowadzić takie same czynności spisowe z zachowaniem takich samych terminów, jak przy środkach trwałych należących do jednostki.

Jeśli kontrahent, u którego znajduje się środek trwały należący do jednostki, nie przeprowadzi spisu z natury obcych środków trwałych lub o jego wynikach nie poinformuje jednostki będącej właścicielem danego składnika majątku, może ona wystąpić z prośbą o pisemne potwierdzenie rodzaju i ilości jej środków trwałych przekazanych do używania na podstawie zawartej umowy.

Raz na 4 lata w dowolnym dniu roku można przeprowadzić spis z natury nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, a także znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie. Za teren strzeżony można uznać składowisko strzeżone, o którym mowa w pkt 8 lit. o) stanowiska KSR w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Zgodnie z nim składowisko strzeżone to dozorowane w sposób ciągły, zamknięte (zabezpieczone) miejsce przechowywania (składowania, magazynowania) zapasów, do którego nie mają dostępu osoby nieuprawnione (postronne). Środki trwałe często znajdują się na terenie strzeżonym - wtedy ich obowiązkowej inwentaryzacji trzeba dokonać w dowolnym momencie raz na 4 lata. Aktywa te w latach, w których nie przypada spis, trzeba zweryfikować. Możliwe jest także stosowanie tzw. inwentaryzacji ciągłej, czyli rozłożonego w danym okresie (tj. 4 lat lub części jednego roku w okresie 4 lat) ustalania rzeczywistego stanu poszczególnych grup środków trwałych objętych inwentaryzacją drogą spisu z natury.