Inwentaryzacja ciągła nowego środka trwałego

Spółka z o.o. w 2021 r. kupiła środek trwały, który znajduje się na terenie strzeżonym i spełnia przesłanki do inwentaryzacji w drodze spisu z natury raz na 4 lata. Jak powinniśmy ustalić ten okres, czy trzeba go liczyć od momentu zakupu środka trwałego, czy od daty pierwszej inwentaryzacji tego środka trwałego w drodze spisu z natury?

Inwentaryzację środków trwałych, co do zasady, przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego w drodze spisu z natury. Tak stanowi art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Jak wynika jednak z art. 26 ust. 3 pkt 3 tej ustawy, termin ten i częstotliwość uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie przeprowadzi się raz w ciągu 4 lat. Oznacza to możliwość przeprowadzenia spisu z natury na dowolny dzień w tym okresie - od jednego spisu z natury do kolejnego nie może minąć więcej niż 4 lata. Warto podkreślić, że ustawa wyznacza maksymalne okresy między kolejnymi spisami. Można więc przeprowadzić spis wcześniej.

Z pytania wynika, że spółka z o.o. przyjęła taki sposób inwentaryzacji wobec nabytego w 2021 r. środka trwałego, który znajduje się na terenie strzeżonym, i zastanawia się od kiedy liczyć 4-letni okres, o którym mowa w art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Trzeba wyjść od tego, że spis z natury służy potwierdzeniu ilości i stanu środka trwałego wynikającego z ksiąg rachunkowych. Taki jest cel inwentaryzacji. Dokonując zakupu i przyjęcia środka trwałego do ewidencji księgowej środków trwałych ustala się m.in. jego ilość, wartość, stan, w tym czy spełnia definicję aktywów i środków trwałych, tj. czy jest kompletny, zdatny do użytku itd., określa się jego okres ekonomicznej użyteczności w celu obliczenia odpisu amortyzacyjnego czy miejsce jego użytkowania. Można więc uznać, że w toku tych ustaleń dokonuje się potwierdzenia stanu faktycznego środka trwałego. Dlatego 4-letni okres na dokonanie spisu z natury środka trwałego nabytego i wprowadzonego do ewidencji księgowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w 2021 r. należy, zdaniem redakcji, liczyć od momentu wprowadzenia go do używania i ujęcia w ewidencji księgowej.

Ponadto na dzień bilansowy roku, w którym nie przypadała inwentaryzacja środka trwałego w drodze spisu z natury, powinien on zostać zinwentaryzowany w drodze weryfikacji (por. art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości).