Sporządzenie protokołu weryfikacji środków trwałych w budowie

Nasza jednostka w październiku 2020 r. rozpoczęła we własnym zakresie budowę dwóch środków trwałych, są nimi plac z posadowionym na nim budynkiem hali produkcyjnej. Na budowę budynku w 2021 r. nie zostały poniesione żadne nakłady i jego realizacja została w marcu 2021 r. czasowo wstrzymana. Natomiast według planu budowa placu ma zakończyć się w 2022 r. Oba te środki trwałe w budowie zostały przez nas zweryfikowane na dzień bilansowy 31 grudnia 2020 r. Czy w protokole weryfikacji środków trwałych w budowie powinniśmy zamieścić informację o podjęciu decyzji o czasowym wstrzymaniu tej budowy?

Czytelnicy informację o zaniechaniu (czasowym wstrzymaniu)budowy powinni zamieścić w protokole weryfikacji.

Inwentaryzacja środków trwałych w budowie dokonywana jest drogą weryfikacji (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Taką weryfikację należy przeprowadzać corocznie (na ostatni dzień roku obrotowego) do czasu zakończenia jego budowy. W czasie weryfikacji należy sprawdzić m.in., czy:

• wszystkie nakłady poniesione na realizację budowy środka trwałego i zaksięgowane na koncie 08 "Środki trwałe w budowie" zostały właściwie udokumentowane, 
• na koncie 08 nie pozostają nakłady dotyczące środków trwałych, których budowa została już zakończona, a także nakłady na obiekty, których budowy zaniechano lub które sprzedano, 
• ujęto na koncie 08 odsetki od kredytów, pożyczek za okres realizacji budowy, 
• w nakładach na budowę środków trwałych nie ujęto kosztów niemających związku z budową, np. kosztów remontu.

Inwentaryzację w drodze weryfikacji, w praktyce najczęściej przeprowadzają pracownicy działu księgowości. Nie powinien to być jednak pracownik, który prowadzi ewidencję weryfikowanego salda. W razie występowania skomplikowanych sald, ich weryfikacja powinna być wsparta przez ekspertów z innych komórek merytorycznych. Przykładowo w razie inwentaryzacji środków trwałych w budowie może być konieczne skorzystanie z pomocy służb technicznych lub rzeczoznawców.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu w ramach analizy zapisów na koncie 08 "Środki trwałe w budowie" ustalono, że na budowę budynku produkcyjnego nie poniesiono w 2021 r. żadnych nakładów. Kierownik jednostki postanowił, że budowa nie będzie kontynuowana. Informacje te powinny zostać ujęte w protokole z weryfikacji salda konta 08 "Środki trwałe w budowie".

Warto zaznaczyć, że jeśli czasowe zaniechanie (wstrzymanie) budowy środka trwałego doprowadzi do trwałej utraty wartości środka trwałego w budowie, wskazane jest utworzyć odpis aktualizujący doprowadzający środek trwały w budowie do realnej jego wartości (por. art. 28 ust. 7 ustawy o rachunkowości). Odpisy aktualizujące wartość środków trwałych w budowie ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem: Wn konto 76-1, Ma konto 08.