Inwentaryzacja gotówki w kasie

Prowadzimy w firmie dwie kasy: złotówkową i walutową. Ze względu na przerwę w działaniu naszej firmy w okresie świątecznym chcielibyśmy spis z natury środków pieniężnych w tych kasach dotyczący inwentaryzacji za 2021 r. przeprowadzić do 15 stycznia 2022 r. Czy możemy w taki sposób przesunąć datę spisu z 31 grudnia 2021 r. na początek stycznia 2022 r.?

Jednostki posiadające kasę są zobligowane przeprowadzić spis z natury znajdujących się w niej środków pieniężnych dokładnie na dzień bilansowy (tu: 31 grudnia 2021 r.). Nie można tego dokonać do 15 stycznia następnego roku obrotowego (tu: 2022 r.). Takie same zasady spisu z natury gotówki obowiązują w kasie złotówkowej i kasie walutowej.

Na jednostki prowadzące księgi rachunkowe został nałożony obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji składników aktywów i pasywów na dzień bilansowy. Przy czym termin ten uznaje się za dochowany, jeśli inwentaryzację niektórych składników aktywów rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku (por. art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości).

Z możliwości inwentaryzacji w okresie od 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego do 15. dnia roku następnego wyłączone zostały m.in. aktywa pieniężne, wśród których można wyróżnić środki pieniężne w kasie. Oznacza to, że w jednostkach, w których rok obrotowy jest równy kalendarzowemu, środki pieniężne w kasie należy zinwentaryzować dokładnie na dzień 31 grudnia 2021 r.

Spisu z natury środków pieniężnych w kasie można dokonać:

a) ostatniego dnia pracy w starym roku obrotowym - na koniec dnia po zamknięciu kasy,

b) w pierwszym dniu pracy w nowym roku obrotowym - na początek dnia przed rozpoczęciem pracy kasy.

Dokonując inwentaryzacji kasy na koniec 2021 r., jednostki mogą zatem ustalić stan kasy w dniu 31 grudnia 2021 r. albo w dniu 3 stycznia 2022 r. - jeśli pracują od poniedziałku do piątku. Ważne jest przy tym, aby stan środków był dokładnie taki, jak w dniu bilansowym. Inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie dokonuje zespół spisowy w obecności kasjera.

Spis gotówki polega na przeliczeniu posiadanych banknotów i monet w walucie polskiej i obcej. Następnym krokiem jest porównanie stanu rzeczywistego ustalonego w trakcie spisu ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, tj. z raportem kasowym i saldami na koncie 10 "Kasa" lub 10-1 "Kasa walutowa".

W przypadku gdy w kasie znajdują się czeki lub weksle, ich spis polega na ustaleniu ich ilości i wartości nominalnej. Sprawdza się również ważność i terminy płatności.

Fakt przeprowadzenia inwentaryzacji kasy potwierdza się protokołem. Zamieszcza się w nim m.in. datę przeprowadzenia inwentaryzacji kasy, imiona i nazwiska członków komisji spisowej oraz osoby materialnie odpowiedzialnej (kasjera), numery ostatnich dowodów KP oraz KW, podpisy członków komisji oraz kasjera.