Ujęcie w księgach zapłaconej kary umownej w euro

Kontrahent naliczył nam karę umowną w euro. Z tego tytułu 14 lutego 2022 r. wystawił notę obciążeniową na kwotę 750 euro. Czy wartość tej kary powinniśmy ująć w księgach rachunkowych na koncie kosztów rodzajowych, czy na koncie pozostałych kosztów operacyjnych? Jaki kurs waluty należy zastosować do wyceny tej kary oraz jej zapłaty z rachunku walutowego?

Wartość kary umownej Czytelnicy powinni odnieść do pozostałych kosztów operacyjnych, a wycenić ją po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia noty obciążeniowej. Przy zapłacie kary mogą powstać różnice kursowe na rozrachunkach i na rachunku walutowym, ze względu na zastosowanie kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień zapłaty.

Koszty związane z karami i odszkodowaniami kwalifikuje się w księgach rachunkowych do pozostałych kosztów operacyjnych. Są to bowiem koszty związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki. Wynika to z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości. Wobec tego w ewidencji księgowej ujmuje się je na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne".

Czytelnicy wartość tej kary na podstawie otrzymanej noty obciążeniowej mogą zaewidencjonować zapisem:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

W sytuacji gdy kara umowna jest wyrażona w walucie obcej, należy ją przeliczyć na złote, w oparciu o art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia noty obciążeniowej. Potwierdza to pkt 6.4 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz. Urz. Min. Fin. z 2019 r. poz. 83). U Czytelników nota obciążeniowa z tytułu kary umownej została wystawiona 14 lutego 2022 r. Z tego względu należy ją wycenić według kursu średniego NBP z dnia 11 lutego 2022 r.

Z kolei operacja zapłaty kary umownej walutą zgromadzoną na rachunku walutowym powinna zostać przeliczona na złote po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień jej uregulowania. To również wynika z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Na operacji tej mogą powstać różnice kursowe od zobowiązania z tytułu kary umownej oraz od własnych środków pieniężnych na rachunku walutowym. Odnosi się je do przychodów bądź kosztów finansowych.

Przykład Założenia W lutym 2022 r. jednostka otrzymała notę obciążeniową z tytułu kary umownej za nieterminowe wywiązanie się z realizacji kontraktu. Wartość kary to 750 euro. Notę obciążeniową wystawiono w dniu 14 lutego 2022 r. Wartość kary przeliczono na złote po kursie średnim NBP z dnia 11 lutego 2022 r., który wynosił 4,5163 zł/euro.  Kara została uregulowana przelewem bankowym w dniu 21 lutego 2022 r. Zapłatę tę wyceniono według kursu średniego NBP z dnia 18 lutego 2022 r., który wynosił 4,5256 zł/euro. Na ten dzień na rachunku walutowym znajdowało się (według kolejności wpływu): - 300 euro wycenione przy wpływie po kursie 4,5500 zł/euro, - 500 euro wycenione przy wpływie po kursie 4,4879 zł/euro. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostka ustala kolejność rozchodu waluty z rachunku walutowego metodą FIFO, tj. pierwsze weszło, pierwsze wyszło. Wartość rozchodowanej waluty wyceniła więc następująco: (300 euro × 4,5500 zł/euro) + (450 euro × 4,4879 zł/euro) = 3.384,56 zł. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Nota obciążeniowa z tytułu kary umownej (750 euro × 4,5163 zł/euro): 3.387,23 zł 76-1 24 2. WB - zapłata kary umownej (750 euro × 4,5256 zł/euro): 3.394,20 zł 24 13-1 3. PK - rozliczenie ujemnej różnicy kursowej na rozrachunkach: 750 euro × (4,5256 zł/euro - 4,5163 zł/euro) 6,97 zł 75-1 24 4. PK - rozliczenie dodatniej różnicy kursowej od własnych środków pieniężnych (3.394,20 zł - 3.384,56 zł): 9,64 zł 13-1 75-0 Księgowania