Chronologiczne zapisy w księdze w danym miesiącu

Prowadzę księgę podatkową za pomocą programu komputerowego. Wpisuję do niej dowody księgowe chronologicznie, do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Zdarza się, że w danym miesiącu otrzymam np. fakturę wystawioną na początku poprzedniego miesiąca i żeby ją dopisać w księdze w kolejności według dat wystawienia dowodów musiałabym zmieniać numerację naniesioną na dowody księgowe (numer zapisu w księdze). Jak postępować w takim przypadku?

W kolumnie 2 księgi podatkowej "Data zdarzenia gospodarczego" należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). Wynika to z pkt 3 załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Generalnie dowody dotyczące zdarzeń gospodarczych podlegających ewidencji w księdze powinny być ujmowane w kolejności według tych dat.

W razie prowadzenia księgi według zasad wskazanych w § 27 ust. 1 rozporządzenia zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów określonych w § 11-15 rozporządzenia oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji sprzedaży, o której mowa w § 7 ust. 1 rozporządzenia, ewidencji sprzedaży VAT, opisanej w § 20 rozporządzenia, lub raportów fiskalnych, o których mowa w § 19 ust. 2 rozporządzenia, nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Otrzymane i wystawione dowody wpisuje się pod odpowiednią datą, wynikającą z charakteru zdarzenia. Przykładowo, zakup towarów ujmuje się pod datą wystawienia faktur kosztowych, przychody ujęte w kasie fiskalnej pod datą ostatniego dnia miesiąca na podstawie raportu miesięcznego, odpisy amortyzacyjne pod datą ostatniego dnia miesiąca w oparciu o ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Numer nadany zapisowi w księdze nanosi się na dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu. Tak wskazuje pkt 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia.

Jeśli zdarzy się, że dowody obce wpłyną do firmy w czasie zakłócającym chronologię zapisów danego miesiąca, nie trzeba dokonywać zmian w zapisach i numeracji dowodów. Ważne jest, by przychody i koszty były ujęte we właściwych miesiącach, pod właściwymi datami. Niezachowanie w kolumnie 2 kolejności dat dowodów w danym miesiącu nie powinno być powodem kwestionowania prawidłowości prowadzenia księgi. Przyczynę zaburzenia chronologii można wskazać w kolumnie 17 "Uwagi".