Dwukrotnie zaksięgowana faktura zakupu towarów

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego spółki z o.o. za 2020 r. odkryliśmy błąd w postaci dwukrotnego zaksięgowania tego samego kosztu zakupu towarów - najpierw na podstawie faktury, a następnie na podstawie duplikatu tej faktury. Odliczyliśmy dwukrotnie VAT z tych faktur i dwukrotnie obciążyliśmy koszty podatkowe. Jak obecnie należy skorygować ten błąd - w niezamkniętych jeszcze księgach za 2021 r. czy wstecz?

Sposób ujęcia korekty kosztów, w przypadku gdy zostały wykazane w podwójnej wysokości w księgach za 2020 r., które zostały już ostatecznie zamknięte po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za ten rok, wynika z art. 54 ust. 2 i ust. 3 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tymi przepisami, jeżeli jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach mających wpływ na sprawozdanie finansowe po jego zatwierdzeniu, to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała. Trzeba zatem korektę błędnego zapisu, o którym mowa w pytaniu, wprowadzić do ksiąg 2021 r. Przy czym, jeżeli stwierdzony błąd jest istotny, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu należy odnieść na wynik z lat ubiegłych - ma to na celu uniknięcie zniekształcenia bieżącego wyniku finansowego. Z kolei gdy dotyczy to wartości nieistotnych, korektę trzeba zaksięgować na tym koncie kosztów, na którym dokonano błędnych zapisów (zapisem odwrotnym), albo wykazując z tego tytułu pozostały przychód operacyjny (aby uniknąć zniekształcenia kosztów podstawowej działalności operacyjnej).

Korekty VAT naliczonego, który został odliczony, pomimo braku prawa do takiego odliczenia, w praktyce dokonuje się wstecz, tj. w okresie, w którym podatnik błędnie odliczył VAT. W określonych przypadkach może wystąpić konieczność zapłaty odsetek od zaległości podatkowych.

Korekta kosztów uzyskania przychodów z tytułu popełnionego błędu powinna być dokonana z uwzględnieniem art. 15 ust. 4i ustawy o pdop. Wynika z niego, że jeżeli korekta kosztów uzyskania przychodów jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się ze skutkiem wstecznym, tj. w okresie, w którym popełniono taki błąd czy pomyłkę. W wyniku korekt zmniejszających koszty uzyskania przychodów może wystąpić zaległość w podatku dochodowym oraz obowiązek zapłaty odsetek od zaległości podatkowych. Odsetki takie, nawet zapłacone, nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (por. art. 16 ust. 1 pkt 21 ustawy o pdop).

Zatem dla celów VAT oraz podatku dochodowego korekty dokonuje się "wstecz". Natomiast w księgach rachunkowych nie ma możliwości wprowadzenia zapisów do ostatecznie zamkniętych ksiąg za 2020 r. (po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za ten rok). W związku z tym ewidencja korekty dwukrotnie ujętych kosztów w księgach 2021 r. może przebiegać zapisami:

1) PK - korekta zawyżonych kosztów, VAT naliczonego i zobowiązania:

a) korekta kosztu w wartości netto

• gdy kwota korekty jest istotna

- Ma konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego",

• gdy kwota korekty jest nieistotna

- Ma konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)" lub konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne",

b) korekta VAT naliczonego

- Ma konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) korekta wartości brutto zobowiązania wobec dostawcy

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

2) PK - korekta podatku dochodowego za 2020 r. z odsetkami:

a) kwota podatku (niedopłata) oraz odsetki

• gdy kwota korekty jest istotna

- Wn konto 82 (kwota podatku oraz odsetki przypadające na 2020 r.) oraz konto 75-1 "Koszty finansowe" (odsetki przypadające na 2021 r.),

• gdy kwota korekty jest nieistotna

- Wn konto 87 "Podatek dochodowy od osób prawnych" (podatek) oraz konto 75-1 (odsetki łącznie),

b) ogółem zobowiązanie publicznoprawne

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Urząd Skarbowy).

3) PK - przeksięgowanie korekty VAT naliczonego:

- Wn konto 22-2,

- Ma konto 22-3 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT".

4) PK - odsetki dotyczące korekty VAT za 2020 r.:

a) odsetki

• gdy kwota korekty jest istotna

- Wn konto 82 (odsetki dotyczące 2020 r.) oraz konto 75-1 (odsetki dotyczące 2021 r.),

• gdy kwota korekty jest nieistotna

- Wn konto 75-1 (odsetki łącznie),

b) kwota ogółem

- Ma konto 22-3.

W 2022 r. jednostka zaksięguje odsetki dotyczące tego roku i zapłatę zobowiązań publicznoprawnych.