Duplikat faktury kosztowej z 2021 r.

W czerwcu 2022 r. już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2021 r. okazało się, że w księgach za 2021 r. z powodu braku dowodów księgowych nie ujęto istotnej kwoty kosztów dotyczących 2021 r. Czy koszty te możemy ująć w księgach bieżąco, tj. w czerwcu 2022 r., na podstawie otrzymanych duplikatów?

W przypadku gdy po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2021 r. okazało się, że jednostka nie ujęła w księgach rachunkowych za 2021 r. kosztów dotyczących 2021 r., to skutki takich zdarzeń ujmuje w księgach bieżąco, czyli w opisanej sytuacji w czerwcu 2022 r. Należy je również zaprezentować w sprawozdaniu finansowym za 2022 r., tj. za rok obrotowy, w którym uzyskano dane informacje. Ewidencja księgowa zdarzeń dotyczących 2021 r. w księgach 2022 r. zależy od tego, czy ich skutki, w ocenie jednostki, mają istotny wpływ na sprawozdanie finansowe za 2021 r.

Jeśli w 2022 r. otrzymano informacje dotyczące poprzedniego roku obrotowego, za który sprawozdanie finansowe zostało zatwierdzone, trzeba ocenić, czy skutki zaistniałych zdarzeń mają istotny wpływ na obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz wynik finansowy za 2021 r. Gdy w ocenie jednostki wpływają one znacząco na sprawozdanie finansowe za 2021 r., kwotę korekty, zgodnie z art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości, odnosi się na kapitał (fundusz) własny. Wtedy ujmuje się ją na koncie 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" i wykazuje w bilansie jako "Zysk (stratę) z lat ubiegłych". Zatem, gdy koszty dotyczące 2021 r., których nie ujęto w księgach 2021 r., będą stanowiły dla jednostki kwotę istotną, ich wartość w księgach rachunkowych 2022 r., na podstawie np. uzyskanych duplikatów faktur, powinna zostać zaewidencjonowana zapisem:

- Wn konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego",

- Ma różne konta, np. konto 21 "Rozrachunki z dostawcami", konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Informację dotyczącą błędów popełnionych w sprawozdaniu finansowym za 2021 r. należy wówczas ująć w dodatkowych informacjach i objaśnieniach będących częścią sprawozdania finansowego za 2022 r. (gdy jest ono sporządzane według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości).

Jeżeli wartość kosztów, które nie zostały zaewidencjonowane w księgach 2021 r., jednostka uzna za kwotę nieistotną, ich skutki w roku, w którym uzyskała informację o błędzie, odnosi w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów w zespole 4 lub 5, w zależności od tego, jakie zapisy dotyczące tej kwestii zawierają zasady (polityka) rachunkowości.