Korekta błędnie naliczonego w latach poprzednich wynagrodzenia pracownika

Po kontroli ZUS zakończonej w maju 2022 r. (po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2021 r.) stwierdzono, że zawarta w 2019 r. umowa o pracę była fikcyjna i pracownik nie świadczył pracy. Z decyzji ZUS wynika, że należy wyrejestrować pracownika za ten okres z ubezpieczeń, skorygować raporty ZUS RCA i ZUS DRA. Na konto firmy będzie dokonany zwrot zapłaconych składek. Pracownik nie zwróci firmie wypłaconych pieniędzy, więc trzeba też będzie skorygować informacje PIT-11 oraz PIT-4R. Jakich zapisów w związku z tym zdarzeniem należy dokonać w księgach rachunkowych?

Skoro zawarta w 2019 r. umowa była pozorna, to z punktu widzenia jednostki gospodarczej i jej sprawozdawczości finansowej w tym roku koszty zostały zawyżone o wartość nienależnego wynagrodzenia (i narzutów z nim powiązanych). Jednostka nie ma możliwości odzyskania tego wynagrodzenia, a jego koszt jest już zawarty w kapitale własnym (w 2019 r. wszedł do wyniku finansowego, obniżając go). Firma odzyska jedynie to, co będzie wynikało z korekt odpowiednich deklaracji ZUS i PIT.

Oczywiście sprawozdanie finansowe za 2019 r. jest już zatwierdzone, więc o jego jakiejkolwiek korekcie nie może być mowy. Natomiast sprawozdanie finansowe za 2021 r. jest już sporządzone, lecz prawdopodobnie jeszcze nie jest zatwierdzone. Korekta w księgach rachunkowych powinna być dokonana w oparciu o art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Przepis ten stanowi, że jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za rzetelnie i jasno przedstawiające sytuację jednostki, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako "zysk (stratę) z lat ubiegłych". Z kolei gdy błąd ten jest nieistotny, jego korekta wpływa zasadniczo na zysk lub stratę netto bieżącego roku obrotowego. Wynika to z pkt 5.6 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 7 "Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym - ujęcie i prezentacja".

W sytuacji przedstawionej w pytaniu na potrzeby przejrzystości rozliczenia można utworzyć dodatkowe konto w grupie pozostałych rozrachunków - np. konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie korekty wynagrodzenia). Na tym koncie trzeba dokonać następujących zapisów:

a) w pierwszej kolejności należy wyksięgować wartość nienależnych wynagrodzeń w wartości brutto

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie korekty wynagrodzenia),

b) kolejny zapis to wyksięgowanie składek ZUS (korekta ZUS RCA i ZUS DRA)

• kwota łączna składek do zwrotu

- Wn konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS),

• część finansowana przez pracownika

- Ma konto 23-0,

• część finansowana przez pracodawcę

- Ma konto 24,

c) korekta podatku dochodowego (korekta PIT-11 i PIT-4R)

- Wn konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Urząd skarbowy),

- Ma konto 23-0,

d) po zapisach przedstawionych w pkt a)-c) jako saldo Wn konta 23-0 pozostanie kwota netto do zwrotu przez pracownika; ponieważ jest ona niemożliwa do wyegzekwowania, trzeba przeksięgować ją także na konto rozliczeniowe

- Wn konto 24,

- Ma konto 23-0.

Saldo Ma konta 24, odpowiadające wartości kwot składek ZUS i pdof, jakie jednostka odzyska, przeksięgowuje się, w zależności od istotności kwoty:

1) jeśli stanowi kwotę istotną: pod datą 31 grudnia 2021 r. (spowoduje to konieczność zmiany niezatwierdzonego jeszcze sprawozdania finansowego za ten rok)

- Wn konto 24,

- Ma konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego",

2) jeśli stanowi kwotę nieistotną: w dacie decyzji ZUS, w księgach 2022 r.

- Wn konto 24,

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Salda kont należności publicznoprawnych (kont 22) zamkną się w momencie uzyskania zwrotu nadpłat od ZUS i organu podatkowego.