Niewłaściwie odpisane koszty ubezpieczenia majątkowego

W czerwcu 2022 r., już po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2021 r., jednak przed jego zatwierdzeniem, wykryliśmy błąd, który polega na nieprawidłowym zaksięgowaniu kosztu ubezpieczenia budynków biurowych, obejmującego okres od września 2021 r. do sierpnia 2022 r. Zamiast rozliczać go w czasie, został omyłkowo odniesiony jednorazowo w koszty na konto 55 "Koszty zarządu". Kwota składki ubezpieczeniowej jest kwotą istotną, gdyż wynosi 60.000 zł. Czy korektę błędu powinniśmy zaksięgować na bieżąco, tj. w księgach 2022 r., czy należy cofnąć się do 2021 r.?

Jeśli kwota korekty dotycząca sporządzonego sprawozdania finansowego za 2021 r. została uznana przez Czytelników za istotną, to zapisy korygujące powinny zostać wprowadzone do ksiąg rachunkowych za 2021 r. Następnie należy sporządzić kolejną wersję tego sprawozdania.

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe ma obowiązek sporządzić po zakończeniu roku obrotowego roczne sprawozdanie finansowe. Może zdarzyć się, że do przygotowanego sprawozdania trzeba wprowadzić zmiany. Jest tak wtedy, gdy po jego sporządzeniu zostanie ujawniony w nim istotny błąd. Określa tak art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości, na mocy którego, jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania przez nią działalności nie jest uzasadnione, powinna ona zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy. Jednocześnie o korekcie powinna powiadomić biegłego rewidenta, który to sprawozdanie bada lub zbadał. Z przepisu tego wynika, że korekta sprawozdania finansowego jest przeprowadzana wówczas, gdy mamy do czynienia z błędem istotnym, którego skutki w sposób znaczący wpływają na to sprawozdanie.

Kwestię istotności porusza art. 4 ust. 4a ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym należy uznać za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu sprawozdanie finansowe za 2021 r. zostało już sporządzone, a wykryty w nim błąd uznany przez jednostkę za istotny. W takim przypadku zapisów korygujących trzeba dokonać w księgach 2021 r. Skutkuje to koniecznością otwarcia wstępnie zamkniętych ksiąg rachunkowych dotyczących 2021 r. (należało je zamknąć w terminie sporządzenia sprawozdania finansowego). Następnie trzeba przeprowadzić w nich odpowiednie zapisy korygujące i sporządzić - na podstawie poprawionych ksiąg za 2021 r. - kolejną wersję sprawozdania finansowego za 2021 r. W razie badania tego sprawozdania niezbędne jest również powiadomienie o dokonanych zmianach biegłego rewidenta.

Warto zaznaczyć, że w sytuacji, gdy skutki zdarzeń nie są w ocenie jednostki istotne i nie zaburzają obrazu jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz jej wyniku finansowego, to zapisy korygujące wprowadza się do ksiąg na bieżąco, tj. w roku, w którym zostały wykryte.

Przykład Założenia Pod koniec czerwca 2022 r., po sporządzeniu i podpisaniu sprawozdania finansowego za 2021 r., jednak przed jego zatwierdzeniem, jednostka wykryła błąd we wstępnie zamkniętych księgach rachunkowych za 2021 r. Polegał on na nieprawidłowym zaksięgowaniu kosztów ubezpieczenia budynków biurowych, obejmującego okres od września 2021 r. do sierpnia 2022 r. Na skutek błędu koszt ten został ujęty jednorazowo w ciężar konta 55 "Koszty zarządu", zamiast być rozliczany w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Kwota składki ubezpieczeniowej wynosiła 60.000 zł i została uznana za istotną. Wobec tego jednostka otworzyła wstępnie zamknięte księgi rachunkowe za 2021 r. i dokonała w nich zapisów korygujących. Ustalono, że kwota kosztów dotycząca 2022 r., jaka podlega korekcie (zmniejszeniu), wynosi 40.000 zł, tj. (60.000 zł : 12 m-cy) × 8 m-cy. Z racji tego, że koszty zgromadzone na koncie 55 "Koszty zarządu" zostały na koniec 2021 r. przeksięgowane na konto 86 "Wynik finansowy" (jednostka sporządza kalkulacyjny rachunek zysków i strat), zapisy korygujące zostały dokonane w korespondencji z kontem 86. Po wprowadzonych zmianach została sporządzona kolejna wersja sprawozdania finansowego za 2021 r., a o dokonanej zmianie powiadomiono biegłego rewidenta przeprowadzającego czynności związane z badaniem. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. PK - korekta błędu polegająca na zawyżeniu kosztów ubezpieczenia budynków biurowych za 2022 r., podlegających rozliczeniu w czasie: 40.000 zł 64-0 86 Księgowania