Opłacenie za pracownika mandatu

Jednostka zapłaciła mandat za pracownika, który będąc w podróży służbowej firmowym pojazdem otrzymał mandat karny za przekroczenie dozwolonej prędkości. Pracownik nie będzie zwracał firmie równowartości zapłaconej przez nią kwoty. Jakich zapisów należy dokonać w księgach rachunkowych w związku z uregulowaniem tego mandatu w imieniu pracownika z bieżącego rachunku firmowego?

W księgach rachunkowych wartość uregulowanego za pracownika mandatu należy odnieść w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.

Na kierowcy pojazdu spoczywa odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów o ruchu drogowym, również w przypadku gdy prowadzi pojazd w ramach obowiązków służbowych. Zatem pracownik, który wykonując polecenie służbowe popełnił wykroczenie drogowe, generalnie powinien ponieść skutki tego wykroczenia i zapłacić z własnych środków otrzymany mandat karny. Jednak pracodawca (kierownik jednostki) może podjąć decyzję o zapłaceniu mandatu za pracownika. Należy w takim przypadku właściwie udokumentować to zdarzenie (decyzja powinna być wyrażona na piśmie).

W księgach mandat oraz jego zapłatę można zaewidencjonować zapisami:

a) decyzja kierownika jednostki - zarachowanie kwoty mandatu:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) wyciąg bankowy - uregulowanie mandatu za pracownika z rachunku bieżącego firmy:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Dopuszczalne jest także pominięcie księgowania na koncie rozrachunkowym i wartość mandatu pracownika sfinansowanego ze środków firmy można odnieść w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych w momencie jego zapłaty, na podstawie wyciągu bankowego, do którego podłączona zostanie decyzja kierownika jednostki w tej sprawie. Może to przebiegać zapisem:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Przy czym opłacony ze środków firmy mandat karny za złamanie przepisów drogowych przez pracownika dla celów podatku dochodowego nie będzie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Można więc w ewidencji analitycznej do konta 76-1 wykazać koszt z tego tytułu jako NKUP. Trzeba zaznaczyć, że jeśli pracodawca sfinansuje z własnych środków mandat drogowy, który został nałożony na pracownika, to u tego pracownika powstanie przychód podlegający opodatkowaniu pdof i oskładkowaniu.