Ekwiwalent za niewykorzystany urlop w księgach rachunkowych

We wrześniu2022 r. wraz z wynagrodzeniem za sierpień 2022 r. wypłaciliśmy pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Umowa o pracę została rozwiązana z dniem 31 sierpnia 2022 r. W którym miesiącu w księgach rachunkowych należy ująć kwotę tego ekwiwalentu jako koszt?

Wypłacony byłemu pracownikowi we wrześniu 2022 r. ekwiwalent za niewykorzystany urlop Czytelnicy powinni zaewidencjonować w księgach rachunkowych jako koszt w sierpniu 2022 r.

Zgodnie z zasadą memoriału, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dlatego kwotę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop Czytelnicy powinni zaliczyć do kosztów bilansowych w sierpniu 2022 r., a we wrześniu 2022 r. zaksięgować tylko jego faktyczną wypłatę. Ekwiwalent urlopowy jest składnikiem wynagrodzeń, więc ujmuje się go w księgach rachunkowych w oparciu o listę płac. Można go zaksięgować w następujący sposób:

- Wn konto 40-4 "Wynagrodzenia",

- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"

oraz równolegle

- Wn konto w zespole 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Dla byłego pracownika ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest przychodem ze stosunku pracy, więc pracodawca powinien uwzględnić jego wartość przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Poza tym ekwiwalent stanowi podstawę wymiaru składek ZUS.

Ewidencja pobrania zaliczki na podatek oraz składek ZUS od ekwiwalentu może przebiegać następującymi zapisami:

a) pobranie zaliczki na podatek

- Wn konto 23-0,

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Urząd skarbowy - pdof),

b) potrącenie składek ZUS finansowanych przez pracownika

- Wn konto 23-0,

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS),

c) zarachowanie składek ZUS w części obciążającej pracodawcę

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS)

oraz równolegle

- Wn konto w zespole 5,

- Ma konto 49.