Karty podarunkowe dla pracowników

Zastanawiamy się nad zakupem kart podarunkowych, które (np. z okazji świąt) przekazywalibyśmy naszym pracownikom. W jaki sposób należy ujmować w księgach rachunkowych zakup takich kart i ich wydanie pracownikom?

Pracodawca może przekazać pracownikom, np. z okazji świąt, karty podarunkowe (dla nich i członków ich rodzin). Świadczenia te mogą być finansowe z ZFŚS lub ze środków obrotowych jednostki.

Jeśli ich zakup zostanie sfinansowany ze środków ZFŚS, wydatki na ten cel powinny obciążyć konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS). Trzeba pamiętać, aby przyznając pracownikom świadczenia z ZFŚS, została uwzględniona sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS. Stanowi o tym art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Zakup kart podarunkowych można ująć w księgach w kwocie brutto (tj. łącznie z niepodlegającym odliczeniu VAT), na podstawie faktury lub innego dowodu dokumentującego zakup, zapisem:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Zapłatę za to zobowiązanie, na podstawie wyciągu bankowego, w zależności od tego, z jakiego rachunku jej dokonano, można ująć:

a) dokonana z rachunku ZFŚS

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS",

b) dokonana z rachunku bieżącego

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący"

oraz refundacja kwoty z rachunku ZFŚS

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS".

Wówczas samo przekazanie kart podarunkowych pracownikom i członkom ich rodzin można zaewidencjonować zapisem:

- Wn konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Jeśli zakup kart podarunkowych sfinansowano ze środków obrotowych, fakturę za ich nabycie ujmuje się w taki sam sposób, jak przy finansowaniu z ZFŚS (tj. Wn konto 30, Ma konto 21). Z kolei ich przekazanie pracownikom można zaewidencjonować następująco:

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Należy mieć na uwadze, że wartość kart podarunkowych finansowanych ze środków obrotowych wydanych pracownikom zasadniczo podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Opodatkowaniu, w całości lub w części, mogą podlegać także świadczenia finansowane z ZFŚS. Podlegającą opodatkowaniu kwotę zalicza się do przychodów pracownika ze stosunku pracy i od ich wartości stanowiącej podstawę opodatkowania potrąca zaliczkę na pdof. W księgach kwotę zaliczki na pdof można wtedy ująć zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Urząd skarbowy - pdof).

Ponadto wartość przekazanych pracownikowi świadczeń sfinansowanych ze środków obrotowych pracodawcy należy wliczyć do podstawy wymiaru składek ZUS. Ich potrącenie można zaewidencjonować:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS).