Przekazywanie pracownikom zapomóg

Kilku pracownikom, którzy znajdują się w trudnej sytuacji materialnej, firma wypłaciła zapomogi. Zostały one sfinansowane ze środków obrotowych firmy. Jak ująć to zdarzenie w księgach rachunkowych? Czy kwotę wypłaconych pracownikom zapomóg należy odnieść do kosztów, czy ująć ją tylko na kontach rozrachunkowych?

W księgach rachunkowych rozliczenia wypłaconej zapomogi ze środków obrotowych jednostki można dokonać za pośrednictwem konta 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" albo konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Przy czym w ewidencji analitycznej do tych kont wyodrębnione są osobne konta dla każdego z pracowników. Stosowany sposób ewidencji, tj. z wykorzystaniem konta 23-0 lub konta 23-4, uzależniony jest od zapisów w tej kwestii zawartych w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki oraz od tego, czy zapomogę wypłacono w trakcie tego samego miesiąca przed wypłatą wynagrodzenia, czy razem z wynagrodzeniem.

Jeśli jednostka wypłaciła zapomogę ze środków obrotowych, to jej kwotę odnosi w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Wówczas podlega ona ujęciu na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub na odpowiednim koncie w zespole 5.

Trzeba mieć na uwadze, że do kosztów podatkowych nie zalicza się wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Tak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o pdop (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.) i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.). Z kolei z przepisów ustawy o ZFŚS wynika, że działalność socjalna polega na świadczeniu różnego rodzaju pomocy w zależności od sytuacji danego pracownika. Jeżeli zatem firma - jako pracodawca - przyznając pracownikom świadczenia ze środków obrotowych, zróżnicuje je ze względu na ich sytuację materialną, to świadczenia te, jako przejaw działalności socjalnej, nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o pdop i odpowiednio art. 22 ust. 1 ustawy o pdof.

Natomiast po stronie pracowników zapomogi, o których mowa w pytaniu, będą stanowiły podlegający opodatkowaniu przychód ze stosunku pracy. Co prawda zwolnione od pdof do wysokości nieprzekraczającej 10.000 zł (kwota ta obowiązuje do końca 2022 r.)mogą być zapomogi sfinansowane m.in. ze środków obrotowych, ale wyłącznie otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci (por. art. 21 ust. 1 pkt 26 lit. b oraz art. 52l pkt 2 ustawy o pdof).

Ponieważ zwolnienie to uzależnione jest od wskazanych w przywołanym przepisie przyczyn wypłaty zapomogi, to nie będzie miało zastosowania w sytuacji przedstawionej w pytaniu. W efekcie będzie ona opodatkowana, co oznacza, że pracodawca powinien doliczyć wartość zapomogi przyznanej danemu pracownikowi do pozostałych składników wynagrodzenia otrzymanych przez niego w miesiącu jej wypłaty i od sumy tych kwot obliczyć i pobrać zaliczkę na pdof.