Testy na COVID-19 dla pracowników

Ze względu na zagrożenie absencją pracowników z powodu zarażenia COVID-19 zdecydowaliśmy o opłacaniu za nich laboratoryjnych testów na koronawirusa. Jak w księgach rachunkowych ująć wydatki poniesione na ten cel?

W księgach poniesione przez pracodawcę wydatki na sfinansowanie pracownikom testów na COVID-19 ujmuje się w kosztach działalności operacyjnej, na podstawie faktury za wykonane testy. Można tego dokonać następującym zapisem:

a) wartość wykonanej usługi

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) zaliczenie usługi w ciężar kosztów działalności operacyjnej

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Pracownik, któremu pracodawca sfinansował test na obecność COVID-19, nie uzyskuje z tego tytułu przychodu podatkowego (przychodu z nieodpłatnych świadczeń). Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 27 maja 2020 r. W piśmie tym wskazano, że sfinansowanie przez pracodawcę testów na COVID-19 nie następuje w interesie pracownika, lecz w interesie pracodawcy, bowiem wykonywanie testów zapobiega niekontrolowanemu rozprzestrzenianiu się choroby, niweluje niepożądaną przez każdego pracodawcę absencję pracowników i jest istotne dla terminowego wywiązania się pracodawcy z zawartych kontraktów. W takim przypadku nie jest rozpoznawany przychód po stronie pracownika. W konsekwencji, wartość tego świadczenia nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS, więc pracodawca nie nalicza z tego tytułu składek ZUS.

Jeżeli jednostka uznaje za potrzebne dodatkowe wyodrębnienie wydatków na rzecz pracowników związanych z epidemią w ewidencji księgowej, może utworzyć konto analityczne do konta 40-5 przeznaczone do ujmowania takich wydatków, np. 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" (w analityce: Wydatki dotyczące ochrony zdrowia pracowników związane z COVID-19). Według rekomendacji Komitetu Standardów Rachunkowości dotyczących sprawozdawczości finansowej w okresie COVID-19 (zamieszczonych na stronie internetowej www.gov.pl/web/finanse), zaleca się, by dodatkowe koszty działalności operacyjnej spowodowane COVID-19 służące bezpośrednio ochronie pracowników, jeśli mają istotną wartość, zostały zaprezentowane w dodatkowych informacjach i objaśnieniach. Jeśli tego typu koszty w przypadku jednostki stanowią istotną kwotę, jest więc sens, by je wyodrębnić w ewidencji analitycznej, w celu odpowiedniego zaprezentowania w sprawozdaniu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.)