Cel inwentaryzacji i podstawa prawna jej przeprowadzenia

Stany ewidencyjne składników majątkowych na kontach księgowych mogą się różnić od rzeczywistego stanu tych składników. W celu zweryfikowania danych ksiąg rachunkowych z posiadanym stanem rzeczywistym przeprowadza się inwentaryzację wszystkich składników majątku.

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości, która mówi, że rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Jednostki mają również obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Z zasady tej pośrednio wynika obligatoryjność przeprowadzania inwentaryzacji, ponieważ prezentowane dane w sprawozdaniach finansowych mogą być wiarygodne tylko wtedy, gdy dane księgowe zostały skonfrontowane ze stanem faktycznym. Dopiero po potwierdzeniu stanu poszczególnych składników majątku, wyjaśnieniu wynikłych różnic inwentaryzacyjnych, ewidencję księgową można uznać za prawidłową, a dane zawarte w sprawozdaniu finansowym za rzetelnie odzwierciedlające rzeczywistość.

W zależności od charakteru składnika majątku ustalenie rzeczywistego ich stanu może odbywać się metodą spisu z natury, uzyskania potwierdzenia sald należności lub porównania stanów wynikających z ksiąg z dokumentami źródłowymi.

Ustawa o rachunkowości w rozdziale 3 "Inwentaryzacja" zawiera przepisy dotyczące terminów, metod oraz częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, nie zawiera jednak zasad opisujących techniki jej przeprowadzania. Dlatego każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać własne wypracowane regulacje w zakresie inwentaryzacji, uwzględniające wielkość jednostki, specyfikę prowadzonej działalności oraz rodzaj posiadanych zasobów. W tym celu może ona skorzystać ze wskazówek zawartych w:

• stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, zwanym dalej stanowiskiem w sprawie inwentaryzacji zapasów,
• pkt 8 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami,
• pkt 10.7-10.19 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe" (KSR nr 11).